Você já pensou em uma atuação pautada na auditoria de seus processos do negócio?
É cada vez mais frequente ouvirmos falar sobre o papel do setor de “Qualidade” dentro das organizações. As principais ações do setor da qualidade são: identificar, tratar e monitorar a ocorrência de não conformidades além de sempre mirar em oportunidades para uma melhoria contínua.

Todo processo produtivo, administrativo e de prestação de serviços deve possuir de forma clara seu fluxo de atividades, atribuições, requisitos e demais particularidades, para conhecimento de todos os envolvidos. Assim, qualquer desvio dos padrões predefinidos passam a ter apontamentos e atuação do time de qualidade.

Se identificado um desvio ou uma oportunidade de benefício para as partes envolvidas, este desvio ou oportunidade será classificado como “ação de melhoria contínua“.

Por que controlar ou mensurar?

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia” William Edwards Deming

Todo desvio de fluxo em um processo exige uma atuação efetiva para minimizar impactos e perdas. O controle normalmente define, na origem, que todos os casos serão tratados como ocorrência, sendo que ao longo do tratamento e investigação das causas, se classificam em não conformidades e oportunidades de melhoria.

Mensurar perdas internas e externas

Com os controles implementados na organização é possível mensurar perdas internas e externas baseadas nas ocorrências, ou seja, uma ocorrência, pode por exemplo ser a reclamação de um cliente em relação a entrega de seu pedido, que por consequência terá impacto no faturamento ou possíveis cancelamentos. Assim, além de tratar da reclamação, será tratada a origem, tornando o processo mais eficiente, mensurando o custo da ocorrência (até mesmo nos casos quando o cliente vem a cancelar), ou ainda, se na ação da qualidade converta da situação.

Monitorar a situação de processos

Outras situações que geram custos operacionais e precisam ser monitoradas são as situações dentro de cada processo, as quais geram atrasos e retrabalho, e precisam prover os planos de ação para tratamento das causas mais frequentes.

Cultura da Qualidade faz parte de seu sonho?

Para adequar a solução de forma eficiente e com aderência à realidade da empresa, é necessário envolver os colaboradores na investigação, no planejamento e na implantação de ações. Com isso, aos poucos, fomenta-se a cultura e o comprometimento com a qualidade dentro da organização, fazendo com o que os processos tenham medidas mais rápidas e eficazes, além de impactos de retrabalhos cada vez menores.

Quais empresas devem controlar?

Toda empresa pode e deve controlar, porém empresas que possuem (ou estão buscando) certificações tais como a ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ficam obrigadas a manter controles e registros para atendimento de requisitos, para fins de auditorias internas e internas.

Aqui entra o papel tão importante do SGQ (Sistema de gestão de qualidade), que visa ajudar os profissionais da área de qualidade a manter os processos definidos, com planos de comunicação eficientes e controles alinhados. Manter registro eletrônico e confiável dessas ocorrências e tratativas das mesmas é de fundamental importância para o sucesso da área.

Como podemos ajudar?

Com a experiência que adquirimos atendendo a diversos segmentos, desenvolvemos um modelo (template) de processo BPMs que visa registrar a ocorrência de modo a classificá-la, incluindo imagens e evidências da ocorrência.

De maneira automática, identificamos o usuário que está relatando a ocorrência e seu respectivo departamento, para que a ocorrência possa tramitar pela gestão da qualidade, com análise e ação imediata para conhecer as causas, e com isso, gerar planos de ação individuais aos setores envolvidos, os quais serão monitorados baseado no prazo previsto de encerramento, além de outras funcionalidades e possibilidades de personalização.

Junto a isso, o template conta com relatórios que possuem todo o histórico de interações entre os setores, espelhos do processo de maneira geral, e painéis dashboards com indicadores gráficos.

Queremos servir com excelência em todos os serviços que prestamos, pois isto está em nosso DNA. Queremos simplificar e tornar a vida ainda mais simples, mantendo a melhoria contínua, com o propósito de levar sucesso aos nossos clientes. Entre em contato conosco e venha conhecer o que uma empresa muito mais que software pode fazer para a sua gestão.