BPM, ou Business Process Management, é uma metodologia, ou técnica estratégica que busca otimizar os processos internos de uma empresa. Em um mercado onde a agilidade e a eficiência são essenciais, esse método de gerenciamento oferece uma visão holística, permitindo que os gestores entendam e melhorem as etapas operacionais de um negócio.

Seu propósito é aprimorar as operações, baseado na noção de que os processos são a base essencial de uma organização. Neste texto você vai entender o que é a metodologia BPM de gerenciamento de processos, quais suas vantagens e como aplicar na sua empresa.

Qual a diferença entre processo e projeto?

Um processo é uma sequência de atividades relacionadas entre si, que transformam recursos em produtos ou serviços. Esses recursos incluem pessoas, informações, matérias-primas e equipamentos. Os processos podem ser:

• Produtivos: ligados à atividade principal da empresa, são essenciais para a entrega de bens e serviços. Eles representam a sequência de atividades que transformam insumos em produtos acabados, agregando valor ao longo do caminho. Desde a fabricação de produtos físicos até a prestação de serviços, os processos produtivos envolvem planejamento da produção, controle de qualidade, gestão de estoque e logística.
• Organizacionais: atividades ligadas à administração, os processos organizacionais são aqueles que sustentam e facilitam o funcionamento interno da empresa. Eles dão o suporte necessário para a realização dos processos gerenciais e produtivos. Incluem atividades como gestão de recursos humanos, contabilidade, tecnologia da informação, compras e infraestrutura.
• Gerenciais: Eles se relacionam às atividades de planejamento, organização, direção e investimentos. Incluem processos como o desenvolvimento de estratégias, alocação de recursos, análise de desempenho e gestão de riscos. A eficiência desses processos impacta diretamente na capacidade da empresa de atingir metas e manter uma vantagem competitiva.

Por outro lado, um projeto é um processo executado uma única vez, com atividades coordenadas e datas de início e fim definidas. Enquanto os processos são contínuos e operam em looping, com ciclos repetidos, os projetos costumam ser pontuais, com início, meio e fim.

Afinal, o que é BPM?

BPM ou Business Process Management, em português Gestão de Processo de Negócios, é um modelo de gestão que visa mapear, entender e melhorar todos os processos de uma empresa. Envolve mapear, desenhar, controlar, analisar e otimizar os fluxos do negócio.

É uma disciplina que analisa como as coisas acontecem no negócio, como os recursos são usados e procura maneiras de tornar as atividades mais eficientes, resultando em maior produtividade.

O BPM pode ser aplicado em diversos tipos de tarefas, afetando aspectos estratégicos, táticos e funcionais do negócio. Essa metodologia permite uma gestão eficiente e a integração nas tarefas diárias.

Diferença entre BPM, BPMN e BPMS

BPM, BPMN e BPMS são siglas muito comuns quando falamos sobre a gestão dos processos. Mas cada uma delas possui suas diferenças e particularidades. Confira:

BPM – Business Process Management: O BPM, ou Gestão de Processos de Negócios, é o tema do nosso artigo e, como descrevemos acima, abrange uma série de práticas, ferramentas e técnicas utilizadas para melhorar continuamente os processos operacionais de uma organização. Na prática, o BPM envolve identificar, documentar, analisar, redesenhar e automatizar os processos empresariais para alcançar objetivos como eficiência, qualidade, agilidade e satisfação do cliente. Em essência, o BPM visa não apenas gerenciar, mas também aprimorar os processos de negócios para impulsionar o desempenho organizacional e a competitividade.

BPMN – Business Process Model and Notation: Por outro lado, o BPMN, ou Modelo e Notação de Processos de Negócios, é uma linguagem gráfica padronizada para representar visualmente os processos de negócios, define como os processos BPM devem ser representados quando desenhados. Ele fornece símbolos e ícones que facilitam a compreensão e a comunicação, permitindo a criação de diagramas que são capazes de descrever as etapas, decisões e interações em um processo.

BPMS – Business Process Management System: O BPMS, ou Sistema de Gestão de Processos de Negócios, é uma ferramenta tecnológica que apoia a implementação do BPM. São os suportes e softwares que servem para automatizar, monitorar e otimizar os processos de uma empresa. Eles oferecem funcionalidades como modelagem de processos, automação de fluxo de trabalho, monitoramento em tempo real e análise de desempenho.

Diferenças fundamentais:

• O BPM é um método amplo para gerenciar processos.
• O BPMN é uma linguagem gráfica para representar visualmente os processos de negócios.
• O BPMS é a tecnologia que apoia a implementação do BPM, fornecendo automação e controle dos processos.

Sistema BPMS

A implementação do BPM muitas vezes envolve a integração com um Business Process Management System (BPMS), um sistema que centraliza a gestão de processos, facilitando a execução da metodologia, já que traz automação para os processos desenhados em BPM.

O BPM traz o desenho dos processos, que precisam ser executados e monitorados de forma manual ou em sistemas dispersos. Com a implantação de um sistema BPMS todas as etapas envolvidas são realizadas no mesmo lugar, trazendo automação para os processos desenhados e uma infinidade de informações para o monitoramento dos processos, já que eles passam a ser executados via sistema.

O BPMS atua como um facilitador na implementação do gerenciamento de processos, oferecendo uma plataforma centralizada que faz a gestão de todos os aspectos dos processos empresariais. Este sistema é desenvolvido para promover a automação, monitoramento e aprimoramento constante das operações internas, proporcionando uma visão ampla e integrada.

Benefícios do BPMS

Automação: O BPMS permite a automação de tarefas repetitivas e processos, reduzindo a dependência de intervenção manual. Isso acelera a execução e também minimiza erros operacionais.

Análise estratégica: Com ferramentas de análise incorporadas, o BPMS oferece insights sobre a eficiência dos processos. Essa análise facilita a identificação de áreas de melhoria e o direcionamento de recursos de forma inteligente.

Flexibilidade e adaptação: O BPMS é projetado para ser adaptável às mudanças nas necessidades do negócio. Isso possibilita ajustes rápidos, garantindo que os processos continuem alinhados com os objetivos organizacionais.

Padronização: Ao definir e padronizar os processos, o sistema permite a consistência das atividades/operações. Isso é fundamental para garantir a qualidade dos produtos ou serviços entregues aos clientes.

Como implantar o BPM?

Implementar o Business Process Management em sua empresa significa superar desafios na comunicação, integrar atividades e organizar processos, tornando-os mais eficientes e padronizados. A implementação envolve várias fases, mas é essencial que a empresa direcione o foco para o desempenho dos processos em si, incluindo a gestão de indicadores, com o foco em descobrir como cada setor se comporta em relação aos processos.

A implantação da metodologia começa com a listagem de todos os processos da organização. O levantamento permite a identificação das falhas e gargalos, possibilitando melhorias:

1. Identifique os processos: Mapeie todos os processos da empresa como eles são no momento, desde os macroprocessos até as tarefas individuais dos colaboradores. Vamos considerar um exemplo simples em uma empresa de e-commerce:

• Recebimento do pedido: cliente faz um pedido através do site – sistema registra e notifica o setor de processamento de pedidos.
• Verificação de estoque: o setor de processamento de pedidos verifica o estoque para garantir que os itens estejam disponíveis – se os itens estão em estoque, o processo continua; caso contrário, o cliente é notificado.
• Embalagem e preparação: itens são retirados do estoque – embaladores preparam os produtos para envio.
• Envio e rastreamento: o pacote é entregue à transportadora – um número de rastreamento é gerado e enviado ao cliente.
• Entrega ao cliente: a transportadora entrega o pacote ao cliente.

2. Entenda a execução: Depois de mapear é preciso detalhar como esses processos são executados, identificando suas etapas, entradas, saídas e responsáveis.

3. Defina um padrão: Após o entendimento do processo e de como ele é executado atualmente, é comum encontrar várias formas de realizar uma atividade, dependendo do colaborador ou do setor, então o ideal é desenhar uma forma ?padrão? para a execução do processo.

4. Monitore: Com um processo padrão desenhado e posto em prática. É essencial que haja indicadores sobre as execuções principalmente relacionados as seguintes esferas: tempo, qualidade, custo e capacidade, para que a próxima etapa possa ser realizada baseada nessas informações.

5. Crie melhorias: Com um processo padrão rodando e com indicadores sendo monitorados. Chegou a hora de analisar e definir possíveis melhorias a serem implementadas para otimizar a execução focando na eficiência, redução de custos e no aumento da qualidade.

6. Implemente automação – BPMS: Integre um sistema de gerenciamento automatizado para facilitar o acompanhamento e a automação dos processos.

Com a implantação do BPM é possível analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar adequadamente as atividades realizadas nas operações.

Quais os ganhos trazidos pelo BPM + BPMS?

Maior transparência

Ao realizar o mapeamento dos processos, os gestores e demais colaboradores adquirem uma compreensão maior das suas responsabilidades. Esse conhecimento possibilita uma percepção clara da importância de executar as atividades com qualidade.

Quando os colaboradores estão cientes de suas responsabilidades, compreendendo o que precisa ser feito, como realizar as tarefas e em qual prazo, o fluxo de trabalho se torna contínuo. Essa clareza é importante para a redução de falhas e erros, permitindo uma operação mais eficiente.

Maior controle administrativo

O mapeamento de processos facilita a integração entre todas as áreas da empresa. Com a metodologia BPM, é viável manter controle sobre todas as áreas funcionais, como produção, marketing, finanças, recursos humanos, entre outras.

Dessa maneira, ao contar com informações centralizadas e especializadas, é possível tomar decisões direcionadas, sem afetar de forma negativa os demais setores, ou até mesmo promover melhorias em várias áreas.

Aumento da produtividade

Sem dúvida, a adoção desta metodologia sistematiza os processos e torna mais fácil a execução de cada etapa produtiva. Além disso, com colaboradores engajados nas estratégias da empresa, o tempo de execução é reduzido e o fluxo de trabalho é aperfeiçoado, o que acaba contribuindo para o aumento da produtividade.

Redução de custos

Não medir e não gerenciar os recursos investidos é um erro que pode levar a empresa a sérios problemas de funcionamento. Por isso, conhecer os custos decorrentes dos processos produtivos possibilita estabelecer estratégias para uma utilização de recursos mais eficiente.

Segurança

O BPM ajuda a identificar possíveis falhas nos processos. Essa visão mais clara permite agir preventivamente, evitando erros que possam resultar em penalidades, danos à reputação e impactos financeiros. Corrigindo as falhas com antecedência as empresas garantem conformidade com regulamentações e normas.

Automação dos processos

A automação e otimização dos processos é inevitável para o alcance de melhores resultados. Com etapas produtivas mais enxutas, os custos são reduzidos, e as possibilidades de erros e falhas decorrentes muitas vezes de processos manuais podem ser reduzidas ou mesmo eliminadas.

Além disso, com fluxos de trabalhos mais fluidos, os processos executados passam a ser realizados com agilidade, melhorando a qualidade, aumentando a produtividade e atendendo as expectativas do cliente final.

Ferramenta para auxiliar na implantação do BPM: Ema DOX

O Ema DOX é nosso BPMS, uma plataforma de automação de processos, que traz autonomia e controle para seu negócio, baseado em processos BPM, ele é capaz de automatizar qualquer processo de negócio, integrando diferentes ferramentas existentes (ERP, planilhas, CRM) para trazer eficiência e indicadores para o seu negócio.

O DOX é all-in-one tenha um portal para sua marca (www.portal.suaempresa.com.br), com uma central de gestão de documentos (GED) e um BI com dashboards em tempo real para acompanhar seus indicadores e melhorar os resultados do seu negócio.

Invés de se adequar a um processo engessado ou fazer controles paralelos em planilhas e papel, você tem um portal online para a sua empresa, seu time e parceiros interagem com os processos e o BI integrado te dá acesso a dashboards em tempo real.