Quanto você espera ganhar no próximo ano? Qual a expectativa de custo? E de lucro? Sem um orçamento, é difícil acompanhar o rumo das finanças da sua empresa, onde ela está ganhando dinheiro e onde ela poderia estar economizando.
O que é orçamento empresarial?
O orçamento empresarial é o ato de criar um plano financeiro para o negócio, ele mostra quanto dinheiro a empresa espera ganhar e gastar durante um período específico. O orçamento serve como um GPS para as decisões da gestão financeira da sua empresa.
Esse plano costuma ser feito anualmente como parte do planejamento estratégico financeiro do negócio. E seu principal objetivo é gastar menos do que ganha e aumentar os lucros do negócio.
Importância do orçamento empresarial
Além de ele guiar suas decisões financeiras, o momento de criar o orçamento é também o momento de realizar um diagnóstico das finanças do seu negócio, analisando o histórico do negócio para projetar o futuro.
Já que o orçamento é uma projeção, é possível criar cenários com diferentes taxas de crescimentos e com gastos variáveis, definindo também alguns próximos passos do seu negócio: novas contratações, lançamento de produtos ou uma mudança de estrutura.
O orçamento é o seu plano de financeiro, não esqueça de consultá-lo sempre que tiver que tomar uma decisão financeira.
Tipos de orçamento empresarial:
O orçamento se baseia em projeções financeiras de ganhos e gastos, existem alguns tipos de orçamento, em que o que muda é basicamente como essas projeções serão feitas:
- Orçamento por histórico: O mais comum, as projeções do orçamento são definidas a partir da análise do período anterior, são realizadas os ajustes necessários, bem como adaptação as projeções de mercado/crescimento.
- Orçamento base zero (OBZ): Ao contrário do histórico, o OBZ começa do zero. Todas as receitas e despesas são definidas sem qualquer tipo de referência ao período anterior, é indicado para os negócios que estão começando ou aqueles que passaram por um mudança muito drástica de estratégia.
- Orçamento matricial (OMD): O objetivo é um controle maior das despesas, aqui as despesas são divididas em pacotes e cada pacote de despesas é administrada por um gestor diferente. Neste modelo, todos os valores devem ser validados e acompanhados pelo gestor solicitante junto ao gestor do pacote, que com um olhar imparcial negocia e aprova o orçamento do pacote.
Composição do orçamento empresarial
Independente do tipo de orçamento, algumas projeções devem fazer parte da composição do seu plano financeiro.
- Projeção de vendas: Desenha quanta receita se espera obter com cada produto/serviço e cada canal de distribuição.
- Projeção de custos: Nos custos entra tudo que é essencial para a produção do produto ou entrega do serviço, como mão de obra e matéria-prima.
- Projeção de despesas: Liste suas despesas fixas e variáveis. Despesas fixas são aquelas que não mudam a cada mês, como pagamentos de aluguel ou hipoteca, enquanto despesas variáveis podem variar, como custos de combustível ou despesas com publicidade.
- Projeção de investimentos: Deve ser mapeado quais serão os projetos a serem desenvolvidos no período que vão gerar um benefício futuro para o negócio.
Investimento em inovação: Regra 70-20-10
A inovação é essencial para a evolução e sustentabilidade das empresas, mas muitas vezes é ignorada no planejamento e no orçamento, aqui na Ema aplicamos a regra dos 70-20-10 para manter a empresa inovando em todos os aspectos e incentivar a inovação na cultura organizacional.
Com um orçamento planejado para inovação, é possível manter o foco no core do negócio, mas destinar parte da energia e investimentos a desenvolvimento de produtos e inovações mais arriscadas. A ilustração do próximo gráfico facilitará a sua compreensão sobre a maneira de investir tempo e dinheiro na inovação:
Entenda cada fatia do gráfico de pizza:
- 70% AGORA: do seu orçamento deverá ser para manter o seu negócio naquilo que já tem faturamento, que já dá rentabilidade e sustenta o negócio;
- 20% NOVO: inovar com o que já existe, evoluir um produto, um processo, automatizar; é a conhecida melhoria contínua para potencializar ainda mais seus resultados;
- 10% PRÓXIMO: aqui está a inovação, aquilo que você lançará de novo, que se usar as técnicas corretas poderá entrar rapidamente para o grupo dos 70% e, caso algo saia errado, a empresa não correrá grandes riscos, pois apenas 10% do orçamento foi investido.
Como fazer um orçamento empresarial?
Fazer um orçamento empresarial é uma tarefa trabalhosa, porém essencial para planejamento do seu negócio e alcance dos seus objetivos. Com o passo a passo a seguir você pode montar um orçamento para o seu negócio:
1. Escolha o tipo de orçamento ideal para seu negócio: Aqui no passo a passo vamos usar o Orçamento por histórico o mais comum e mais simples de ser executado, levando em conta uma empresa com uma maturidade de gestão financeira inicial.
2. Análise seu histórico financeiro: Comece com uma análise completa dos dados do período anterior.
- Quanto foi seu faturamento? E seus custos? Suas despesas? Seu lucro?
- Houve alguma sazonalidade?
- Participaram de algum evento ou tiveram alguma campanha maior de marketing?
- Suas finanças estão no caminho esperado? Ou precisa ser reajustado?
3. Defina um objetivo para seu orçamento: Como no diálogo de Alice no país das Maravilhas “Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve” ter um objetivo claro é um dos primeiros passos para o sucesso. O objetivo do seu orçamento pode ser:
- Diminuir X% sua despesa fixa no 1° semestre.
- Aumentar X% o faturamento até o fim do ano.
- Aumentar a margem de lucro para X%.
4. Desenhe sua projeção de vendas: A primeira projeção a ser mapeada é a de vendas, seu histórico comercial vai ser essenciais nessa etapa:
- Liste todos os seus canais de vendas (filiais, e-commerce, representantes) e todos os seus produtos.
- Defina o preço de venda: Considere o preço de produção e a margem de lucro, mas não se esqueça do valor de mercado e da concorrência.
- Estime a quantidade a ser vendida: Aqui você pode consultar seu histórico e trabalhar com sua equipe comercial a 4 mãos.
- Analise a sua projeção: Ela é viável? Tem capacidade produtiva o suficiente? É em cima dessa projeção que vão ser criadas as metas de vendas do seu time e a expectativa de faturamento do negócio.
- #DicaDaEma: Normalmente as associações de segmento elaboram relatórios anuais analisando as tendências e o crescimento do segmento, informações importantes para basear as estratégias e o planejamento financeiro. São exemplos desses relatórios o da ABRABE sobre o segmento de bebidas e da SBVC sobre varejo e consumo.
5. Mapeie seus custos: Levante suas matérias-primas, custos e quantidade por produto e utilize sua projeção de vendas para desenhar uma projeção de custos. Em caso de prestação de serviço, a quantidade de projetos estipulados e o tempo dedicado a essas entregas, incluindo também a mão de obra envolvida nesse processo.
6. Liste todas as suas despesas: Chegou o momento de levantar as informações quanto a despesa da sua empresa, você pode organizar tudo em um plano de contas estruturado. Devem entrar todas as despesas fixas como: aluguel, água, luz, internet, telefone, material de escritório, licenças mensais de softwares/serviços, serviço de limpeza e manutenção. E as despesas variáveis como juros financeiros, comissão de vendedores e investimento em marketing.
7. Planeje seus investimentos: Aqui você já tem uma projeção de vendas, custos e despesas. Falta sua projeção de investimento, leve em conta a regra do 70-20-10.
8. Monte seu orçamento: Com as 4 projeções realizadas, você agora precisa juntar e organizar essas informações, a essência do orçamento é: vendas – custos – despesas = projeção de lucro. Para organizar as informações você pode montar uma planilha ou usar um software de gestão empresarial que vai permitir além da estruturação o controle e manutenção desse orçamento.
9. Crie cenários otimistas e pessimistas para seu orçamento: Durante o orçamento é o momento de criar diversos cenários de mercado para que você consiga se planejar financeiramente para algumas possibilidades econômicas. A que temos até aqui no passo a passo é a realista, o ideal é ter também
- Projeção Pessimista: Mudanças no cenário externo que impactem de forma negativa o negócio como redução nas vendas, aumento dos custos de produção ou queda na produção.
- Projeção Otimista: Já esse é o cenário em que todos os fatores externos favorecem o seu negócio como aumento das vendas e menor custo e despesas.
Controle e revisão do orçamento empresarial
Ao fim do passo a passo você tem seu orçamento empresarial montado, mas o trabalho não chegou ao fim. Um bom plano no fundo da gaveta não passa de um plano, para ele se tornar realidade o acompanhamento e controle são essenciais.
É importante definir quais serão as ferramentas de gestão financeira utilizadas para monitorar a evolução do orçamento, as mais comuns são: DRE e o relatório de centro de custos, em que você consegue visualizar o orçado vs o realizado.
O modelo de gestão impacta diretamente a forma como as empresas administram o orçamento empresarial em algumas empresas mais tradicionais ele é estático ao longo do tempo. Mas o ideal é que ele seja flexível, sendo monitorado e ajustado conforme necessário.
O orçamento é um plano, sendo flexível deve ser ajustados à medida que sua empresa cresce e muda. Se algo em seu orçamento não estiver funcionando, não tenha medo de fazer mudanças. É importante também ter uma revisão periódica programada, indicamos que seja feita ao fim de cada trimestre ou semestre, revise as projeções e suas metas.
Orçamento empresarial Resumo
O orçamento empresarial é o plano financeiro do negócio, ele mostra quanto dinheiro a empresa espera ganhar e gastar durante um período específico. É baseado em projeções de vendas, despesas, custos e investimentos. E com ele é possível projetar uma expectativa de lucro para o período.
Agora que você entende os fundamentos do orçamento empresarial, é hora de colocar em prática o que você aprendeu! Crie um orçamento para sua empresa e seja consistente em segui-lo mês após mês. Com um pouco de esforço, você logo verá os impactos positivos em seus resultados financeiros.
