O processo de cadastro de itens no Giassi Supermercados era um desafio, realizado com fichas de cadastro em papel, que eram transcritas manualmente para o ERP e só depois validadas e alteradas pelos setores envolvidos (compras, supply e fiscal), no cadastro de produtos do ERP. Esse processo manual de cadastro não era eficiente e ainda gerava falta de confiança nas informações, uma vez que a rastreabilidade era quase impossível.

A 1WorldSync

A necessidade de mais agilidade e eficiência no cadastro de produtos fez o Giassi procurar a 1WorldSync, a maior plataforma de conteúdo de produtos do mundo. Por lá eles criam e fazem a gestão de + 160 informações e fotos profissionais dos seus produtos para o canal de varejo que você precisar: das informações cadastrais a pegada de carbono, tudo com garantia de qualidade.

Atuando na indústria e no varejo a 1WorldSync tem mais de 18 mil clientes em 60 países e traz uma redução de até 99% no tempo de cadastro de produto, antecipação de 60 dias nas vendas com produção de imagens de alta qualidade para seus pontos de venda e e-commerce.

Giassi Supermercados

O Giassi Supermercados é a segunda maior rede de supermercados de Santa Catarina, com atuação desde 1960 possuí 20 lojas em todo o estado e mais de 6 mil colaboradores, que garantem a qualidade e a satisfação dos seus milhares de clientes. Possuem também um e-commerce próprio que engloba vasto mix de produtos.

Site: https://institucional.giassi.com.br/
Redes sociais: @giassisupermercados

A parceria com a Ema

Desde 2013 o Giassi usa o Ema DOX, com autonomia o time de TI já desenvolveu mais de 200 workflows na solução, que automatizam e integram diferentes processos da rede, eles são executados mais de 10 mil vezes por dia e impactam todos os departamentos, da frente do caixa ao diretor presidente da rede.

Foi no Giassi que nasceu a parceria Ema + 1WorldSync, juntos automatizamos todo o processo de cadastro de produtos da rede, trazendo ganho de performance, confiabilidade e rastreabilidade para as informações de cadastro no Giassi.

O workflow utiliza o DOX para automatizar todo o processo de cadastro de novos itens: com as informações da 1WorldSync, validadas pelos setores internos da empresa e ao final a ficha de cadastro é integrada com o ERP.

Continuamos colhendo bons frutos da parceria entre o Giassi e a Ema, um bom exemplo disso é o processo de automação do cadastro de produtos. Onde anteriormente o processo era feito através de papel, burocrático e sujeito a falhas, atualmente com a implementação desse novo fluxo que desenvolvemos com o auxílio dos parceiros Ema e 1WorldSync, conseguimos de forma dinâmica minimizar as falhas e garantir que os produtos sejam cadastrados da forma correta, isso ocorre porque o novo fluxo de cadastro percorre por todos os setores envolvidos (setor fiscal, comercial, pricing, cadastro e gestão de categoria) garantindo que cada colaborador execute a sua tarefa corretamente.

Vanderval Borges de Souza
Coordenador de TI
Giassi Supermercados

Como funciona o workflow de automação de cadastro (Ema+1WorldSync)?

1. O fornecedor tem acesso ao portal DOX da sua empresa (portal.suaempresa.com.br), fazendo login com um acesso de login e senha exclusivos.
2. Na área logada ele acessa o processo – Cadastro de Itens – e com o EAN do item o DOX traz todas as informações da 1WorldSync no formato da ficha de cadastro escolhida pelo seu negócio, incluindo informações técnicas e fotos.

• Caso o item não esteja presente na base da 1WorldSync as informações podem ser preenchidas pelo fornecedor manualmente.

3.  Após a conferência dessas informações trazidas da 1WorldSync o fornecedor confirma o cadastro e o colaborador do compras responsável recebe esse cadastro do fornecedor dentro do seu login.
4. O compras confere as informações e valida a inserção do novo item, iniciando o processo interno de validação das informações.
5. Essa ficha de cadastro passa pela validação dos demais setores responsáveis: supply, fiscal e cadastro, por exemplo.
6. Com todas as validações das informações realizadas, a ficha de cadastro está pronta para ser integrada ao seu ERP. Aqui você escolhe a forma de integração e o DOX integra para você.

• Arquivo TXT
• Copia e Cola
• Pelo Excel CSV
• WebService / API
• Banco de Dados

7. Ao final do processo você tem o cadastro do produto no seu ERP, para prosseguir o processo de venda do seu negócio com agilidade e confiança nas informações.

Conheça o Ema DOX

O DOX é uma plataforma para desenvolvimento de aplicações, que traz autonomia para seu time de TI, baseado em processos BPM, além do cadastro de produto, ele pode automatizar qualquer processo de negócio, integrando diferentes ferramentas existentes (ERP, planilhas, CRM) para trazer eficiência e indicadores para o seu negócio.

O DOX é all-in-one tenha um portal para sua marca (www.portal.suaempresa.com.br), com uma central de gestão de documentos (GED) e um BI com dashboards em tempo real para acompanhar seus indicadores e melhorar os resultados do seu negócio.