Se você já se perguntou o que é ERP e como esse sistema pode transformar a gestão da sua empresa, este conteúdo vai responder tudo o que precisa saber.

Empresas são organizações complexas e seu resultado vem da integração entre as diferentes áreas do negócio e da continuidade dos processos. Usaremos o exemplo de um material de construção nesse artigo: o processo de venda de 5000 tijolos, começa no contato com o vendedor, passa pela expedição e termina no faturamento do pedido e emissão da NF no financeiro.

Já imaginou se cada setor envolvido tivesse um software único? Como seria possível para o financeiro faturar os pedidos que começaram no comercial? E a produção identificar as especificações da torta? A chance de falha nesse processo ia ser muito alta, é nessa necessidade de integração que entra o ERP.

O que é ERP?

ERP vem da sigla em inglês, Enterprise Resource Planning, em português Planejamento de Recurso das Empresas, de forma estratégica o ERP é um software que dá suporte para a gestão empresarial. Na prática, ele é responsável por interligar a operação de todas as áreas do negócio, automatizando a operação/controles manuais e criando uma única base de informações para a tomada de decisão.

O ERP como ferramenta de gestão é a evolução dos Manufacturing Execution System (MRP), solução focada na gestão de produção, que era basicamente estoque, capacidade das máquinas e tempo de produção, que nasceu em 1964 na fabricante de ferramentas Black and Decker.

Para facilitar o entendimento do que é um ERP vamos explicar alguns termos relacionados:

Afinal, o que é gestão empresarial?

Quando uma ou mais pessoa buscam objetivos em comum, elas formam uma organização. Toda organização tem recursos limitados (financeiro/tempo) e um time escasso, dentro dessa limitação de recurso é que entra a gestão, buscando otimizar o uso desses recursos e tomando as decisões que conduzem o negócio rumo aos seus objetivos.

”Ter foco é dizer não a várias boas ideias” é uma frase de Steve Jobs adaptada, mas que esclarece bem o papel da gestão na equipe e na empresa, é o gestor que têm a responsabilidade de tomar as decisões sobre quais projetos serão desenvolvidos pelo time.

Todo negócio exige centenas de decisões, mas quando os conceitos de gestão empresarial são utilizados essas decisões são embasadas em informações e facilitadas por diversas ferramentas que a gestão proporciona: planejamento estratégico, organograma, orçamento, indicadores, ROI, BSC, metas, ciclo PDCA, análise SWOT, DRE, DFC, relatórios gerenciais, análise de custos, formação de preço, margem de contribuição, inventário de estoque e outras inúmeras ferramentas que podem ser adaptadas para o seu negócio.

O papel do gestor para Peter Ducker, pai da administração moderna, é planejar, organizar, ajustar, medir e formar pessoas. Essa citação de Ducker enfatiza um ponto muito importante em um bom gestor, os resultados muitas vezes são obtidos através do time, então mantê-lo alinhado e motivado rumo aos objetivos é outro grande desafio da gestão.

Qual a diferença entre hardware, sistema e software?

Esses 3 termos são comumente utilizados quando tratamos da escolha e compra de um ERP, mas podem causar muita confusão:

Hardware são dispositivos de computador, a parte física e ”palpável” da tecnologia: computadores, smartphones, notebooks, servidores, impressoras até os hardwares mais simples como mouses e fones de ouvido.

Os sistemas são uma união de elementos que atuam juntos para atingir determinado objetivo, o sistema pode ou não utilizar tecnologia, a caixa registradora, o livro caixa e a caneta bic, podem ser o sistema de gestão utilizado no material de construção para registrar as vendas. Ou envolvendo tecnologia e o exemplo do caixa, seria o conjunto dos elementos que permitem o registro da venda: computador + leitor de código de barras + máquina de cartão + software ERP com PDV.

Já software são normalmente uma parte do sistema, no caso do exemplo do material de construção o software ERP com PDV (ponto de venda) que baixa o estoque, mostra o valor total a ser cobrado e a registra a transação de pagamento. Tecnicamente é um conjunto de instruções (linhas de código) a parte ”inteligente” que diz ao hardware o que precisa ser feito e como os mecanismos devem trabalhar. Na prática é o programa instalado na máquina e executado pelo usuário (ou o App Lanterna no seu smartphone).

Benefícios de adotar um ERP

1 – Tomada de decisão mais assertiva: Com uma base de informação centralizada e possibilidade de medir todas as áreas do negócio, a tomada de decisão se torna mais assertiva.

2 – Padronização da operação: Adotar um ERP torna os processos administrativos da sua operação uma rotina padronizada, além disso, tornar sua operação padronizada diminuí os erros, aumentando a eficiência do seu time.

3 – Agilidade no seus processos e atendimentos: O ERP facilita toda a operação de atendimento aos clientes, com o histórico e cadastro completo dos cliente, o módulo de estoque evita que você venda um produto que não possuí, o PDV agiliza o atendimento no caixa e as rotinas financeiras entregam uma experiência rápida no faturamento dos pedidos. Toda a operação do seu negócio organizada melhora a experiência dos seus clientes com o seu negócio.

4 – Redução de custos operacionais: O uso do ERP aumenta a eficiência e produtividade do seu time o que reduz seus custos operacionais com novas contratações.

5 – Melhora nos resultados a longo prazo: O ERP serve como sustentação para as decisões de gestão e para o crescimento dos resultados ao longo do tempo, suportando e possibilitando o crescimento permite que o negócio se concentre em ganhar mais mercado e aumentar seus lucros, invés de estar preso nas rotinas operacionais manuais.

Conheça os principais módulos de um ERP

Para atender empresas e segmentos diferentes normalmente os ERPs são formados por módulos, esses módulos são as partes do software que trabalham juntos de forma integrada e são responsáveis por processos específicos do negócio.

Conheça quais são os principais módulos, quais são as funções mais comuns e o que cada um pode agregar ao seu negócio:

Vendas/Comercial

O módulo utilizado pela área comercial é responsável por organizar sua base de cliente, seus negócios e seus vendedores, possibilitando desde as vendas simples, que não exigem muitos passos de negociações. Até as complexas em que é necessário monitorar o funil de venda, enviar orçamentos personalizados e registrar os contatos com os clientes em um CRM.

Nesse módulo você normalmente encontra também:

• Tabela de Preço;
• Cálculo de Desconto;
• Gerenciamento de Promoções;
• Comissão de Vendedores;
• Controle da Meta de Venda;
• Faturamento com emissão de NF;
• Criação e rastreamento de pedidos.

Para vendas em varejos físicos é essencial a utilização do PDV, o ponto de caixa, é responsável pela baixa do estoque e faturamento do cupom fiscal, uma integração essencial para o funcionamento do caixa no seu varejo e uma extensão que a Ema ERP possuí nativamente, conheça o Ema PDV.

Serviços

Para uma empresa de serviços esse é o módulo que gerencia a entrega da sua operação, organizando a sua capacidade e os chamados dos seus clientes.

• Ordens de Serviço;
• Agendamento Serviço;
• Contratos;
• Nota Fiscal de Serviço.

Estoque

Esse é um módulo essencial para quem trabalha com produção e venda de produtos, um estoque cheio e sem giro é sinônimo de dinheiro parado. É tarefa do módulo estoque gerenciar todos os produtos do negócio: matéria-prima, insumo ou produto acabado. A gestão do estoque busca encontrar o equilíbrio entre compra e venda. Aqui você encontra:

• Cadastro e Consulta de Item;
• Registro de todas as movimentações;
• Inventário;
• Código de barras e impressão de etiquetas.

Compras

Esse módulo é responsável por controlar e gerenciar o processo de aquisição de itens de um negócio e o relacionamento com os fornecedores.

• Histórico do Fornecedor;
• Ordem de Compras;
• Entrada de NF;
• Devoluções.

Financeiro

O fluxo de capital da empresa é gerenciado pelo módulo financeiro, é aqui que você terá acesso ao seu fluxo de caixa, as contas a pagar e receber, esse módulo auxilia a gerenciar as operações financeiras do seu negócio.

• Controle de Bancos;
• Gestão de Aplicações e Cheques;
• Encontro de Contas.

Contabilidade

Os módulos de contabilidade podem ser fiscal/tributário ou gerencial, o primeiro tipo se atenta as responsabilidades da empresa com os órgãos públicos, mas em empresas de pequeno/médio porte essas atividades são normalmente executadas por empresas de contabilidades externas.

Os ERPs normalmente se concentram na contabilidade gerencial, que é responsável pela parte estratégica da gestão financeira do negócio, além da gestão de patrimônio.

• Orçamento Empresarial;
• Plano de Contas;
• Diário e Razão;
• Integração SPED;
• Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE).

Quais são os tipos de ERP?

Como qualquer software, o ERP têm algumas formas de ser construído e disponibilizado para os usuários, a escolha entre as formas possíveis depende da realidade do negócio e dos objetivos da implantação. Escolher o tipo de ERP é uma das decisões necessárias durante o processo de aquisição (e deve estar presente na RFP):

• Local (On-premise): Nesse modelo o ERP é instalado na infraestrutura da própria empresa. Exigindo um servidor físico (hardware), que é conectado a todos os computadores que terão acesso ao ERP. A principal vantagem desse modelo é a empresa ter total controle sobre as informações do negócio, ter acesso a mais personalizações principal ativo da organização, mas ele exige um investimento inicial maior na aquisição do servidor, que irá precisar de manutenção com uma equipe de TI especializada.
• Na nuvem (On-cloud): No ERP on-cloud o software é instalado em um servidor na nuvem, permitindo que a empresa tenha acesso às informações de qualquer lugar com internet via conexão remota, além de permitir que o servidor aumente de forma descomplicada para contemplar o crescimento do negócio. Nesse modelo sua empresa continua tendo acesso à versatilidade do servidor on-premise, mas com a disponibilidade do SaaS.
• SaaS (Software como Serviço): Já no SaaS o ERP é disponibilizado totalmente na internet e o uso se dá normalmente em um acesso genérico (fornecedor.com.br), após a contratação de uma assinatura. Aqui você tem menos acesso a personalizações, com um ERP mais genérico, a implantação com menos apoio e o suporte normalmente mais robotizado, mas os custos com infraestrutura são menores, já que não exige nenhum equipamento específico, somente acesso à internet.

Para quem é o ERP?

Se engana quem pensa que ERP é uma solução só para empresas grandes, ele é versátil e auxilia negócio de qualquer tamanho a organizar a operação e crescer com sustentabilidade.

O ERP para pequenas empresas elimina os controles em planilhas preenchidas manualmente, facilita o compartilhamento de informações entre os colaboradores, gerenciando normalmente o estoque, financeiro e o comercial.

Já para médias empresas o ERP entra para potencializar o negócio, dificilmente uma empresa se torna grande sem um modelo de gestão estruturado, decisões baseadas em informações reais e um software de gestão eficiente.

Para grandes empresas o ERP se torna vital, com operações mais complexas e muitos colaboradores a tecnologia é essencial para manter tudo funcionando e a comunicação fluindo entre as áreas. Provavelmente esse estágio do negócio vai exigir uma solução mais robusta e especialista no seu segmento, durante a RFP é indispensável se atentar as especificidades da sua operação.

Como escolher o melhor ERP? Faça uma RFP.

A contratação de um ERP que atenda todas as suas necessidades de funcionalidade, gestão e entrega de serviço é essencial para o sucesso do seu negócio. Mas encontrar o fornecedor ideal não é tarefa fácil, já que há muitas promessas milagrosas no mercado, milhares de relatórios e funcionalidades, que brilham os olhos, mas ter foco ao que realmente é sua necessidade é essencial.

Para você entender as necessidades do seu negócio e conseguir escolher o fornecedor ideal é essencial que realize uma RFP, em inglês, request for proposal ou requisitos para proposta, com ela você lista todos os seus requisitos, tendo parâmetros de comparação entre os fornecedores concorrentes encontrando o melhor custo-benefício para as suas necessidades.

Como fazer uma RFP?

Muito utilizada no processo de licitações nos meios públicos, o processo de construção de uma RFP pode ser oneroso já que exige um certo detalhamento das informações, mas a RFP pode salvar seu processo de compra de um ERP. Para facilitar o processo listamos alguns passos básicos e pontos para você prestar atenção:1 – Defina os objetivos da mudança de ERP: ganho de eficiência, automação, melhora na gestão. Entenda suas expectativas e necessidades com o novo software.

2 – Levante os requisitos do novo software com uma equipe multidisciplinar: quais serão os módulos obrigatórios? Quais funcionalidades indispensáveis? E quais são desejadas? A solução deve ser local ou na nuvem? Desenhe a solução necessária e a ideal para a sua demanda.

3 – Identifique os principais fornecedores para a demanda: Pesquisa no google, indicações e sites especializados. E encaminhe sua RFP junto com as informações de orçamento previsto e cronograma esperado.

4 – Após receber as propostas, análise a que mais se encaixa nas suas necessidade.

Fique atento ao histórico do fornecedor: processo de implantação, projetos bem sucedidos, suporte, facilidade de uso do software, para isso você pode acessar a página dos fornecedores no ReclameAqui ou pedir indicações de cases para o próprio fornecedor.

Sabendo da importância da RFP para o sucesso da compra de um ERP, ela é parte do nosso processo comercial para novos clientes.

Como funciona a compra e implantação de um ERP?

Os processos de implantação de ERP variam conforme o tipo de ERP escolhido, indo desde o login em uma plataforma genérica que precisa ser totalmente configurada pelo usuário. Até processos bem estruturados em que um time especialista acompanha toda a implantação e dá treinamento para seus colaboradores, esse último explicaremos a seguir de forma simplificada.

Negociação

O primeiro passo ainda internamente é a criação de uma RFP, como explicamos em ”Como escolher o melhor ERP” nesse artigo. Após escolher as opções de fornecedor você iniciará o processo comercial de conhecer as soluções disponíveis, entender se elas realmente atendem seu negócio, qual tem a melhor facilidade de uso, receber as propostas comerciais e escolher a que melhor se encaixa na sua operação.

A maioria dos processos comerciais de ERP incluem uma demonstração em que um consultor de negócio lhe apresenta a solução e faz um levantamento das suas necessidade. Ele entende quais módulos e funcionalidades são necessários e lhe envia uma proposta comercial com o ERP que se encaixa nas suas necessidades.

Após receber as propostas comerciais dos fornecedores chegou o momento de decisão, não esqueça de considerar a facilidade de uso do ERP, o histórico e o nível de qualidade do serviço prestado pelo fornecedor.

Implantação

Com a proposta aprovada, chegou o momento de iniciar a implantação da solução escolhida. O início da implantação se dá com a determinação do cronograma do projeto, a definição de quem serão os usuários e equipes envolvidas.

Em seguida é iniciada uma das fases mais importantes para o sucesso da implantação, o detalhamento das necessidades e descrição dos requisitos de cada funcionalidade, entrando no detalhe de cada processo do seu negócio.

Após esse detalhamento a equipe do parametriza o ERP para suas necessidades, instala e inicia o treinamento do seu time para deixar todos prontos para realizar suas tarefas no novo ERP. Com todas as funcionalidades parametrizadas conforme suas necessidades e os colaboradores treinados, chegou o dia D, o dia em que sua operação é completamente migrada para o novo ERP. Ao fim desse processo o atendimento é prestado pela equipe de suporte.

A importância das Integrações

O objetivo do ERP é centralizar todas as informações do seu negócio, mas algumas dessas informações não estarão nativamente no ERP, já que dificilmente um único software disponibilizará todas as funcionalidades com eficiência, por isso é essencial analisar as integrações disponíveis nos ERPs que você está analisando e considerando e como funciona o desenvolvimento de novas se você tiver necessidade.

Integração é unir softwares/soluções diferentes que você utiliza no seu negócio, na prática quando você preencher alguma informação em um software X ela automaticamente vai aparecer no seu ERP. Essas integrações podem ser feitas via banco de dados, webservice ou APIs.

As principais soluções que complementam a atuação do ERP são:PDV (Ponto de Venda): O PDV é o software frente de caixa, o software que controla o local onde as vendas são efetuadas no varejo, o caixa. Ele registra as vendas e emite notas e cupons fiscais, automatizando os processos relacionadas como baixa de item no estoque e envio de NF ao faturamento. Além de agilizar a operação na ponta do seu negócio o contato com o cliente. 

– Ema PDV

App Força de Vendas: Tem uma equipe de vendedores na rua que precisam ter fácil acesso ao seu catálogo e a emissão de pedidos? Então você precisa de um aplicativo força de vendas, com ele você pode ter acesso no celular ao catálogo completo de produtos do seu negócio, com imagens e descrições completas atualizadas e pode emitir o pedido direto pelo App com integração no seu ERP. 

– Ema SHOP

APS: O Sistema Avançado de Planejamento de Produção (Advanced Planning System) permite planejar, gerenciar e monitorar toda a cadeia de suprimentos, auxiliando toda a parte de logística e produção, otimizando o uso de recursos e simplificando todos os processos do início até a ponta.

– Ema APS para logística e produção.

E-commerce: Vender online é uma opção para escalar seu negócio e expandir sua área de atuação para o Brasil e o mundo.

• Você pode optar por um e-commerce próprio (seunegócio.com.br), vender através de um marketplace (Amazon, Mercado Livre, MagaLu, B2W) ou atuar em ambos os canais.
• Um bom canal de venda já possuí várias integrações que facilitam sua operação: formas de pagamento (cartões, boleto), formas de envio (correio, transportadoras, cálculo de fretes), avaliações, segurança da informação e marketing
• A integração com o ERP automatiza o lançamento de produtos nos canais de venda, a gestão de estoque e o faturamento com emissão de NF. (Climba, Magento….)

BI: Business Intelligence ou inteligência de negócio é uma ferramenta que busca transformar os dados em informações relevantes que possam ser utilizadas pelos gerentes e lideres na tomada de decisão. Permite centralizar todas as fontes de dados e criar dashboards com relatórios dinâmicos, acompanhando o negócio com uma gestão visual em tempo real.

CRM: É onde o Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente é realizado, para aumentar o engajamento e a produtividade da equipe de vendas. Você deve ser capaz de registrar e encontrar todas as informações dos clientes com o cadastro completo, histórico de atendimentos e todos os pedidos do clientes.

• Os CRMs com foco comercial ainda permitem visualizar seus contatos como um funil de vendas, em que divide seus cadastros em etapas para acompanhar o andamento do processo de venda.

BPM: Uma ferramenta que trabalhe com BPM (Business Process Management), na tradução Gestão de Processo de Negócios, vai permitir um controle personalizado dos seus processos internos, automatizando sua operação do jeito que ela é, além de facilitar o monitoramento de indicadores e a criação de relatórios.

GED: É a Gestão Eletrônica de Documentos, ou seja, gerenciar todos os documentos de forma eletrônica minimizando ou eliminando o uso de papel, a famosa transformação digital. Pode ser feito pela digitalização dos documentos ou utilizando os documentos já no meio digital com assinatura digital. Alguns documentos englobados: propostas comerciais, contratos, currículos, termos de aceite, fichas técnicas e tudo que você precisar. Tudo na web, organizado e com níveis de permissão controlados.

WMS: Os Warehouse Management System ou em português Sistema de Gerenciamento de Armazém são softwares especializados na gestão logística de armazéns e centros de distribuição. Ideal para gerenciar a expedição de muitos pedidos, indicada para grandes varejistas e transportadoras.

Quanto custa um ERP?

É necessário mudar a visão sobre ERP, ERPs não são custo, se bem utilizados são um investimento que melhora seus resultados e aumenta seu lucro. O investimento em um ERP varia muito do tamanho da sua empresa e das suas necessidades, normalmente se dividem em:

• Implantação: valor inicial para configuração e treinamento dos seus colaboradores. Deixando o ERP de acordo com suas regras de negócio e os colaboradores aptos a realizarem as operações.
• Licença de Uso e Suporte (licença temporária): com um valor mensal/anual pago a empresa desenvolvedora, como uma espécie de aluguel da ferramenta, a empresa tem o ERP disponível com serviços, suporte e atualizações a disposição.
• Licenciamento: a empresa pode também adquirir o ERP para uso vitalício através de um único pagamento, ficando livre de mensalidades. Contudo, nesse caso a empresa não terá acesso as atualizações do software e ao suporte.

Aqui na Ema nosso ERP cresce com a sua empresa e suas necessidades, variando conforme número de módulos, complexidade, personalizações e número de usuários, mas fique tranquilo nossa equipe comercial realizará uma RFP e entenderá sua necessidade encontrando a solução ideal para o estágio do seu negócio:

• Ema Basic: O essencial para quem está começando, ideal para MEI e micro empresas, tenha controle do seu estoque, suas contas a pagar/receber e suas vendas.
• Ema ERPx: Tenha relatórios mais completos para sua pequena empresa organize sua operação de varejo ou serviço com fluxo de caixa integrado.
• Ema ERP: Nossa solução avançada para gestão empresarial, ideal para médias empresas que precisam simplificar a gestão e operações mais complexas, integração SPED e relatórios completos (DRE, DFC e Bussola Financeira).

Ema ERP

Com o Ema ERP queremos mais do que organizar a operação do seu negócio, nosso objetivo é simplificar a tomada de decisão da liderança transformando suas regras de negócio em um sistema de gestão empresarial, completo e integrado. Mas do que só implantar uma solução, queremos ajudar nossos clientes a melhorar a gestão, aumentando os resultados e o lucro.

Além de ser fácil de aprender e possuir um visual amigável, têm rastreabilidade completa dos relatórios e transações, você pode com alguns cliques encontrar os documentos, notas fiscais e contas responsáveis pelos resultados apresentados facilitando o dia-a-dia das análises.

Gerenciar um negócio sem indicadores é como dirigir um carro no escuro, você sempre estará sujeito a acidentes. Tenha acesso aos seus principais relatórios de forma integrada e com poucos cliques: DFC, DRE e a Bússola Financeira, um resumo dos indicadores financeiros e comerciais para acompanhamento diário e tomada de decisão assertiva.

Com foco em atender: varejo, distribuidoras e industrias, o Ema ERP é formado por módulos permitindo a adaptação da solução as necessidades dos diferentes segmentos. Conheça os módulos do Ema ERP:

• Vendas com CRM simplificado
• Serviços com Gestão de Chamados
• Compras
• Estoques
• Finanças
• Contábil com Integração ao SPED
• Comércio Exterior

Além dos módulos, temos extensões para atender necessidades específicas dos segmentos que atendemos, sem dependermos de integrações com terceiros: PDV (ponto de venda para o varejo), APS (logística e produção avançada) e o App Ema Shop (aplicativo força de vendas, seus vendedores externos com seu catálogo e fazendo pedidos direto no celular).

Aqui na Ema levamos muito a sério gestão e buscando ofertar a melhor solução e serviço durante toda a experiência estruturamos nossos processos em jornadas pensando na melhor experiência para nossos clientes.