A inadimplência nas empresas é um problema que assombra muitos empreendedores e gestores. De acordo com a pesquisa ”Mapa de Inadimplência” conduzida pelo Serasa, em agosto de 2023, foi registrado um aumento no número de pessoas com dívidas em atraso no Brasil, agora, são 71,74 milhões de brasileiros nessa situação, representando um aumento de 320 mil em comparação com o mês anterior.

Estes números destacam a importância de preparar o seu negócio para lidar com clientes inadimplentes. A boa notícia é que você pode contornar a situação implementando algumas estratégias no seu negócio. Preparamos um artigo completo para você saber como agir nesse cenário. Confira!

O que é inadimplência?

A inadimplência, popularmente conhecida como ”nome sujo”, ocorre quando alguém não consegue pagar suas contas, empréstimos ou outras dívidas dentro do prazo.

No entanto, a inadimplência empresarial pode acontecer de duas formas, por parte da empresa ou dos clientes ou por parte da própria empresa.

Empresa inadimplente

A inadimplência, neste caso, ocorre quando a própria empresa não cumpre com seus compromissos financeiros com seus fornecedores e parceiros. Essa situação pode desencadear uma série de consequências, como a má reputação da empresa, possíveis ações jurídicas e a interrupção no fornecimento de produtos ou serviços.

Clientes inadimplentes

A inadimplência de clientes e parceiros comerciais, que exploraremos neste artigo, acontece quando eles se tornam devedores em relação ao pagamento de produtos ou serviços contratados. Esse cenário acarreta desafios financeiros para a empresa credora, afetando o equilíbrio do fluxo de caixa e dificultando a realização de novos investimentos.

É importante lembrar que o não pagamento das contas pode decorrer por motivos legítimos como dificuldades financeiras temporárias, esquecimento ou atrasos não intencionais, que podem ser mais facilmente contornados e tendem a ter uma solução final mais favorável. Podendo diminuir o impacto de um descontrole financeiro do cliente no fluxo de caixa.

Mas a inadimplência também pode ser resultado de má fé ou falta de ética, quando alguém deliberadamente evita pagar suas obrigações financeiras, mesmo tendo a capacidade de pagar, podendo incluir situações como fraude ou calote intencional. É importante buscar entender a motivação da inadimplência para desenhar a melhor estratégia financeira, comercial ou em alguns casos até jurídica.

Impactos da inadimplência

Antes de falarmos sobre as estratégias para enfrentar a inadimplência, é importante compreender como ela afeta a sua empresa, podendo inclusive levá-la à falência. Em geral, suas consequências ultrapassam o impacto no setor financeiro e desencadeiam uma série de problemas e prejuízos ao seu negócio, como:

Problemas no fluxo de caixa: Os desafios de fluxo de caixa estão sujeitos à acontecer, o gestor financeiro conta com o recebimento do valor e o pagamento acaba não acontecendo, causando dificuldades no pagamento de despesas, fornecedores e funcionários. Essa situação pode desencadear desmotivação entre os colaboradores e, em casos extremos, resultar em demissões.

Empréstimos ou linhas de crédito: A necessidade de recorrer a empréstimos ou linhas de crédito para cobrir o déficit causado pela inadimplência pode levar à contração de dívidas com taxas de juros elevadas. Isso aumenta os custos financeiros e também representa uma perda direta e concreta para a saúde financeira da sua empresa.

Falta de capital para investimento:  Quando se trata de expansão, como a abertura de novas filiais, conquista de maior participação de mercado e ampliação das instalações, esses objetivos exigem capital disponível para investimento. Em meio a uma situação de inadimplência, os empreendedores podem perder oportunidades de investir em novos projetos, produtos, serviços ou no aprimoramento de suas competências, prejudicando a competitividade de seus negócios.

Aumento de gastos operacionais: Outra ramificação da inadimplência de clientes, é o aumento nos gastos operacionais. Quando as dívidas não são liquidadas no prazo, as empresas são obrigadas a destinar recursos e esforços para tentar recuperar esses valores, seja por meio de ações de cobrança ou processos judiciais. O acréscimo nos custos operacionais pode resultar na redução da margem de lucro da empresa.

Estratégias para prevenir a inadimplência

A prevenção não é apenas uma estratégia financeira, ela também procura garantir a estabilidade, a reputação e o crescimento da sua empresa.  É interessante implementar medidas como:

Análise de crédito

Antes de conceder crédito a um cliente, a sua empresa deve realizar uma análise de crédito minuciosa. Verificar o histórico de pagamento, score de crédito e referências comerciais. Você pode recorrer a ferramentas como Serasa Experian, Boa Vista, SPC e Deps para verificar a situação financeira do seu cliente comprador.

Termos de pagamento

Seja claro em relação aos termos, condições de pagamento, as penalidades por atraso e multas em caso de inadimplência.  Tenha uma política de cobrança clara. Você pode definir prazos para o envio de lembretes aos clientes, e ações a serem tomadas em caso de atraso.

Também é essencial ter a documentação assinada que comprove a aquisição do produto ou serviço. Isso facilita a cobrança pelos órgãos responsáveis.

Cuide do prazo médio de venda e de compra

É essencial estar atento à diferença entre o prazo médio de venda e o prazo médio de compra ao efetuar suas vendas. O prazo médio de venda é o tempo que uma empresa leva para converter suas vendas em recebimentos efetivos, ou seja, o intervalo médio entre o momento da venda e o recebimento do pagamento. Já o prazo médio de compra representa o tempo que a empresa leva para pagar seus fornecedores após adquirir bens ou serviços. Se o prazo médio de venda for maior que o prazo médio de compra, a empresa pode enfrentar desafios de descapitalização, especialmente quando associado a uma alta taxa de inadimplência.

Bons pagadores

Que tal incentivar e reconhecer os clientes que pagam em dia? Sabemos que cumprir obrigações financeiras é uma responsabilidade básica, mas é possível diminuir a inadimplência adotando estratégias de incentivo. Você pode oferecer descontos fixos para aqueles que pagam no prazo combinado.

Diversificação de clientes

Evite depender demais de um único cliente. Diversificar sua base é uma estratégia inteligente, que pode ajudar a reduzir o impacto da inadimplência. Isso significa buscar ativamente novos clientes e segmentar seu mercado para garantir que nenhum cliente represente uma proporção muito grande da sua receita.

• Diversificação Setorial: Evite depender excessivamente de um único setor. Se um setor específico enfrentar dificuldades econômicas, a diversificação ajudará a mitigar os impactos na sua empresa.
• Diversificação Geográfica: Atender clientes em diferentes regiões pode reduzir o impacto de problemas econômicos regionais.
• Diversificação de Tamanho de Cliente: Equilibre sua carteira com uma mistura de grandes, médias e pequenas empresas. Clientes maiores podem proporcionar estabilidade, enquanto clientes menores podem oferecer maior volume de vendas.

Reserva de emergência

É uma boa ideia manter uma reserva de emergência para poder pagar despesas importantes, como salários, contas fixas e fornecedores. Isso ajuda a reduzir os danos financeiros para sua empresa e permite que você tome decisões com mais tranquilidade. Pense em transferir mensalmente um valor para uma conta separada.

Seguro de crédito

Contratar um seguro de crédito pode proteger sua empresa contra perdas causadas por inadimplência de clientes:

• Cobertura de Risco: O seguro de crédito cobre uma porcentagem significativa do valor das faturas não pagas, reduzindo o impacto financeiro na sua empresa.
• Avaliação de Clientes: As seguradoras de crédito frequentemente oferecem serviços de avaliação de crédito dos clientes, ajudando a tomar decisões mais informadas sobre concessão de crédito.
• Tranquilidade: Com o seguro de crédito, sua empresa pode operar com mais confiança, sabendo que está protegida contra grandes perdas.

Como enfrentar a inadimplência?

Apresentamos a seguir uma lista de dicas para lidar com clientes inadimplentes, e minimizar a frequência dessa situação.

Automatize suas cobranças

Como comentado anteriormente, muitos clientes não estão inadimplentes por má fé e sim por esquecimento. Para minimizar o esquecimento você pode utilizar um sistema de automação de cobrança, ele envia lembretes antes do vencimento, garantindo que seus clientes não esqueçam as datas dos pagamentos. E se, por acaso, o pagamento ainda atrasar, o sistema automaticamente dispara alertas para lembrá-los sobre o atraso.

A automação de cobranças contribui para evitar a inadimplência por esquecimento e otimiza significativamente o processo de gestão financeira.

Tenha procedimentos de cobrança

É fundamental implementar um procedimento de cobrança. Um dos primeiros passos é determinar o momento ideal para entrar em contato com o cliente em atraso. Estabeleça uma data limite para sinalizar a situação, mas saiba que a partir de 24 horas você já pode fazer a cobrança da dívida.

Além disso, considere uma abordagem para cada situação. Dependendo do tempo de atraso e das circunstâncias, alguns clientes permitem uma aproximação mais pessoal, como uma conversa por telefone ou presencial, enquanto outras podem ser tratadas de forma mais discreta, com um lembrete ou mensagem automática.

E para finalizar, pense em adotar um modelo de script de cobrança. Isso facilita a padronização de todas as conversas com os clientes, mantendo um tom cordial e profissional, além de garantir que a situação seja sempre tratada de forma adequada. Com uma estratégia de procedimentos de cobrança bem definida, você estará mais preparado para enfrentar a inadimplência e manter relacionamentos positivos com seus clientes.

Negocie com os inadimplentes

A empresa precisa definir o que está disposta a negociar. Isso pode incluir prazos de pagamento estendidos, descontos nos juros e multas, parcelamento especial ou outras formas de renegociação das dívidas, portanto considere fundamental:

Renegociando prazos: Determine quais são as possibilidades de negociação, ou seja, até que ponto a sua empresa pode flexibilizar os termos de pagamento. Isso envolve a definição de limites para concessões, como um desconto máximo a ser oferecido ou um prazo máximo de parcelamento. Ter esses limites claros ajuda a tomar decisões consistentes.

É importante estar ciente de que existem outras opções de cobrança disponíveis. Entre elas, está a alternativa de protestar a dívida em cartório. Em situações mais críticas, quando todas as tentativas de negociação falham, a ação judicial também pode ser considerada como uma oportunidade viável.

Comunicação amigável: Outro aspecto a considerar é a comunicação. Estabeleça diretrizes para como a empresa deve se aproximar dos clientes inadimplentes, qual a frequência e o tom das comunicações.

O primeiro contato pode ser amigável e empático, confirmando a dívida com o cliente e buscando compreender os motivos do atraso. Em seguida demonstre boa vontade e ofereça soluções flexíveis de pagamento. É fundamental que nessa conversa vocês estejam de acordo e consigam estipular uma data específica para a quitação dos débitos.

Por fim, informe ao cliente sobre as possíveis consequências da não quitação da dívida, como inclusão nos órgãos de proteção ao crédito. Não se esqueça de manter um registro detalhado de todas as conversas e acordos feitos durante a negociação.

Gestão financeira

Uma gestão financeira sólida é essencial para identificar, prevenir e tratar a inadimplência de forma eficaz, permitindo que os empreendedores alcancem seus objetivos e mantenham a competitividade nos negócios. Neste contexto, a abordagem proativa para lidar com desafios financeiros se torna fundamental, uma vez que a inadimplência pode ter um impacto direto no bom funcionamento da empresa.

Use a tecnologia a seu favor

Gerenciar as finanças de um negócio é uma tarefa complexa, que envolve muitas variáveis e transações. A tecnologia pode ser sua aliada para garantir uma gestão financeira eficiente, principalmente quando se trata da inadimplência. Separamos algumas tecnologias que podem te ajudar nessa tarefa:

Planilhas Eletrônicas (Excel, Google Sheets): São ferramentas manuais para criar e acompanhar orçamentos, fluxo de caixa e previsões financeiras. Além de serem gratuitas, uma das maiores vantagens das planilhas eletrônicas é a capacidade de personalizá-las de acordo com as necessidades da sua empresa. Isso permite que você crie modelos de orçamento, acompanhamento de fluxo de caixa e previsões financeiras adequadas à sua estrutura e objetivos.

Por outro lado, como as planilhas são alimentadas manualmente, um simples erro de digitação pode afetar os cálculos financeiros e levar a decisões incorretas. Além disso, à medida que sua empresa cresce, as planilhas eletrônicas podem se tornar menos eficientes para lidar com um volume significativo de dados. Isso significa mais tempo e esforço para atualizar as informações.

Sistemas de Gestão Empresarial (ERP): Os sistemas ERP buscam integrar todo o negócio, centralizando a operação e trabalhando normalmente com módulos. O módulo financeiro simplifica e automatiza processos financeiros essenciais, como faturamento e controle das contas a receber, economizando tempo e reduzindo erros.

Os sistemas ERP são ferramentas usadas para otimizar a gestão financeira da sua empresa. Com a capacidade de criar e enviar faturas automaticamente, eles simplificam o processo de faturamento e facilitam o acompanhamento dos pagamentos pendentes.

Ema ERP

O Ema ERP é nossa solução completa, que simplifica as tarefas do seu negócio e te dá relatórios flexíveis para a tomada de decisão. Organize e controle seu financeiro para monitorar e diminuir sua inadimplência: tenha o histórico do seu cliente, controle de contas a pagar e a receber, faturamento, diversos indicadores e políticas de cobrança.

A inadimplência é um desafio com o qual todas as empresas podem se deparar. Aproveite a tecnologia, torne a gestão da sua empresa mais organizada e automatizada. Com planejamento, gestão financeira e a busca por conhecimento, você pode contornar essa situação e minimizar seus efeitos.