No mundo empresarial moderno, a eficiência na gestão logística é um diferencial competitivo importante. Empresas que buscam otimizar seus processos logísticos normalmente recorrem a soluções eficientes e tecnológicas, como o Sistema de Gerenciamento de Armazéns, mais conhecido como WMS (Warehouse Management System).
Esse sistema é uma resposta à crescente a globalização. Diante desse cenário, é essencial que o setor logístico se torne mais ágil e produtivo para atender seu público.
Neste artigo, vamos abordar o que é o sistema WMS, como ele funciona, as vantagens que oferece e como você pode aplicá-lo de maneira estratégica na sua empresa.
#DicaDaEma para Simplificar: Precisamos ser realistas quando o assunto é WMS, ele não é para qualquer empresa e antes de pensar em um software WMS é preciso que você tenha pessoas com competências logísticas que vão disseminar os conceitos nas áreas da empresa, que já organizam seus estoques físicos e no sistema de forma “inteligente”, e que principalmente você conheça os conceitos de criação de um CD (centro de distribuição), pois normalmente a aderência total de um software WMS depende muito da planta, do espaço que temos para sugerir as melhores práticas de armazenamento para ganharmos tempo e dinheiro na hora da expedição. Ressaltamos também que não é algo barato, são profissionais mais caros que estoquistas padrões, precisa investimentos em tecnologia, não apenas no software WMS, mas customizações no seu ERP, compra de hardwares como coletores, tablets, TVs, e algumas vezes até empilhadeiras modernas e prateleiras verticais para otimização dos espaços.
O que é o sistema WMS?
O Sistema de Gerenciamento de Armazéns, ou WMS, é uma solução tecnológica criada para otimizar e aprimorar as operações logísticas de armazenamento. Ele é uma peça fundamental para a cadeia de suprimentos, já que permite um controle mais eficiente sobre as atividades relacionadas ao armazenamento, movimentação e gestão de inventário.
O WMS integra processos, automatiza tarefas e ajuda na gestão da logística de uma empresa. Gerencia os recebimentos, cadastra os produtos que chegam, acompanha a movimentação dos itens dentro do armazém e organiza a separação e expedição.
Ele é aplicado em centros de distribuição, substituindo atividades que antes eram delegadas a vários funcionários e aconteciam sem um controle adequado. Agora, essas atividades são registradas e monitoradas no sistema. Seu principal objetivo é otimizar ao máximo o uso do espaço limitado dos centros de distribuição.
O WMS é especialmente útil para empresas que têm venda para uma área grande, como para o Brasil todo, possuem várias filiais e negócios online, como e-commerces. Sua eficácia é bastante conhecida, conforme a Logistics Management apontou em 2018, afirmando que já naquela época os sistemas WMS eram uma realidade em 90% das empresas.
Além disso, o WMS funciona bem em conjunto com outros sistemas, como o TMS (gestão de transportes), o software ERP (gestão geral da empresa) e o SCM (gestão de cadeia de suprimentos). Juntos, esses sistemas formam uma equipe integrada para otimizar toda a operação da empresa.
Diferença entre ERP e WMS na gestão logística
O ERP é projetado para integrar e gerenciar processos empresariais amplos, como contabilidade, finanças e vendas, já o WMS é especializado em gerenciar as operações de armazenamento e movimentação de mercadorias em um ambiente de armazém.
Embora tanto um sistema ERP quanto um sistema WMS tenham a capacidade de controlar o estoque, a necessidade de um WMS surge da demanda por um controle mais específico e otimizado das operações dentro do armazém ou centro de distribuição. Então a diferença principal entre eles é a especificidade do WMS no processo logístico e consequente profundidade maior no controle dessas operações.
Com recursos específicos, como rastreamento de lotes, gestão de localização de estoque, otimização de roteamento de picking e embalagem, um WMS oferece uma visão mais detalhada e controle sobre as atividades internas do armazém. Portanto, embora um ERP possa fornecer funcionalidades básicas de controle de estoque, um WMS é essencial para empresas que buscam maximizar a eficiência operacional, reduzir erros e custos logísticos, e melhorar a experiência do cliente através de um gerenciamento de armazém mais sofisticado e adaptado às suas necessidades específicas.
Processo logístico
Toda empresa que realiza a venda de produtos, possui um processo logístico. O processo logístico de uma empresa são as atividades envolvidas na gestão e movimentação de produtos, materiais e informações ao longo da cadeia de suprimentos, desde a aquisição de matérias-primas até a entrega do produto final ao cliente.
Esse processo abrange várias etapas interligadas, visando otimizar o fluxo de produtos e minimizar custos. O sistema WMS é utilizado para simplificar as tarefas logísticas e aprimorar a visibilidade desses processos. Vamos conferir quais são as etapas do fluxo e entender o seu funcionamento.
- Recebimento de mercadorias: Inicia com a chegada dos produtos ao armazém ou fábrica, passando por conferência e identificação antes de serem armazenados. A comunicação eficiente entre as áreas é imprescindível para evitar problemas.
- Armazenamento: O controle de estoque entra em cena, garantindo que as mercadorias sejam armazenadas corretamente até o envio.
- Separação de pedidos (Picking): Conhecida como picking, essa etapa reserva os itens a serem entregues, priorizando organização para evitar erros e trocas.
- Embalagem (Packing): O packing envolve o cuidado na acomodação dos itens antes do envio. Uma embalagem adequada reduz o tempo de processamento e garante a chegada dos produtos intactos, transmitindo uma imagem positiva da empresa.
- Envio da mercadoria: Quando o fluxo logístico é eficiente, o envio ocorre dentro do prazo, com produtos bem embalados, pedidos revisados e sem erros.
Como funciona o sistema WMS?
O WMS vai atuar dentro do fluxo logístico, melhorando as etapas citadas acima. As novas versões do sistema WMS permitem o controle das etapas por meio de dispositivos móveis, celular ou tablet. Suas principais funcionalidades são:
Recebimento de mercadorias:
O WMS facilita o registro preciso das mercadorias recebidas, usando códigos de barras ou RFID para identificação. A alocação dos produtos é realizada por meio de algoritmos inteligentes que levam em consideração fatores como a rotatividade dos itens. Esse processo agiliza a entrada de novos itens no estoque.
Armazenagem inteligente:
Torna o espaço do centro de distribuição mais eficiente, melhorando sua capacidade de armazenar produtos. Como? Com o conhecimento exato do volume de estoque em cada localização, o sistema WMS pode direcionar os produtos para os espaços mais adequados, maximizando a capacidade de armazenamento e facilitando o acesso rápido aos itens mais demandados. Essa capacidade dinâmica de gerenciar o volume do estoque contribui significativamente para otimizar as operações de armazenagem, reduzindo custos e melhorando a produtividade do depósito de forma geral.
Picking e empacotamento:
Aprimora o caminho que os operadores percorrem para pegar os produtos, tornando-o mais eficiente e reduzindo o tempo necessário para essa tarefa. Além disso, ele assegura um controle rigoroso durante o empacotamento, evitando erros e garantindo que as remessas sejam enviadas de forma correta. Essas melhorias tornam o processo mais rápido.
Gestão de inventário:
Mantém uma atualização constante do status do inventário, evitando desencontros e garantindo que as informações sejam sempre precisas. Além disso, ele implementa ciclos de contagem cíclica, para garantir que o inventário seja atualizado ao longo do tempo. Isso significa que a empresa sempre sabe exatamente o que tem em estoque.
Integração com outros sistemas:
Possibilita conexão com sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e outros softwares corporativos para garantir uma sincronia perfeita entre as diferentes áreas da empresa.
Resultados trazidos pelo sistema WMS:
A implementação do sistema WMS representa uma transformação significativa na gestão logística das empresas. Ao superar desafios como a otimização de espaço, aumento da eficiência operacional e garantia de precisão nos processos, o WMS não apenas melhora a experiência do cliente, mas também impulsiona a rentabilidade e a competitividade no mercado:
- Otimização de espaço: A melhoria na utilização do espaço de armazenamento é uma das principais vantagens do sistema WMS. Ao analisar dados em tempo real sobre o inventário e demanda, ele reduz a ocupação desnecessária, garantindo uma alocação mais eficiente dos produtos.
- Eficiência operacional: O WMS reduz o tempo gasto em tarefas logísticas, impulsionando a produtividade e permitindo uma resposta mais rápida às demandas do mercado. Além disso, sugere disposições estratégicas de produtos com base em padrões de demanda, otimizando o fluxo de trabalho.
- Precisão e redução de erros: A minimização de erros humanos é outra vantagem significativa. Ao integrar tecnologias avançadas, como leitores de códigos de barras e sistemas de visão computacional, o WMS automatiza os processos, reduzindo as falhas humanas em atividades como picking, empacotamento e gestão de inventário.
- Transparência na operação: O sistema oferece uma visibilidade em tempo real das operações, fornecendo informações precisas sobre estoque, movimentação de produtos e status de pedidos. Isso permite uma gestão mais eficiente e tomada de decisões informadas.
- Experiência do cliente: Entregas mais rápidas e precisas contribuem para a satisfação do cliente. A eficiência na gestão de pedidos e o rastreamento das mercadorias fortalecem a reputação da empresa, proporcionando uma experiência positiva que fideliza os clientes.
- Otimização dos gastos: Ao aproveitar melhor o espaço disponível e criar rotas mais eficientes, o sistema ajuda a empresa a gastar de maneira mais inteligente, melhorando a rentabilidade e os lucros. Além disso, ao minimizar os erros e otimizar os processos, reduz os custos operacionais e aumenta a eficiência financeira da empresa.
- Decisões com base em dados: A criação de relatórios e painéis com indicadores-chave de desempenho (KPIs) e métricas importantes permite que os líderes tenham acesso a informações reais para tomar decisões fundamentadas, impulsionando ainda mais a eficácia operacional e estratégica da empresa.
Como implantar o sistema WMS na sua empresa
Para garantir o sucesso na implementação do sistema, é essencial agir de maneira estratégica. Aqui estão alguns passos fundamentais para aplicar o sistema na sua empresa:
- Avaliação das necessidades: Faça uma análise das necessidades específicas do seu negócio, considerando o volume de operações, a variedade de produtos e os desafios logísticos enfrentados. Identifique problemas existentes, como picking ineficiente, atrasos nos processos ou perdas de produtos, e busque módulos no WMS que abordem essas questões.
- Integração com outros sistemas: Confira se o sistema escolhido permite a integração com outros sistemas existentes na empresa, como o ERP, para uma comunicação integral.
- Escolha do sistema adequado: Pesquise e selecione um sistema WMS que atenda às necessidades que você identificou, levando em consideração a escalabilidade, os módulos que possui e a facilidade de uso. Além disso, conheça o histórico do fornecedor. Certifique-se de que haja uma conexão entre as suas necessidades e a experiência do fornecedor.
- Implemente apenas o necessário: Analise os módulos disponíveis e implemente apenas aqueles essenciais para atender sua demanda. Evite sobrecarregar o sistema com funcionalidades que não serão usadas, focando na solução específica para os desafios que você identificou.
- Implemente aos poucos: Ao implementar o sistema, monitore e ajuste conforme for preciso. A escalabilidade é fundamental; comece pequeno e aumente a solução de acordo com a demanda, garantindo uma transição suave.
- Treinamento da equipe: Proporcione treinamento para a equipe responsável pela utilização do sistema, garantindo que todos compreendam completamente as funcionalidades e processos.
Full WMS + Ema ERP
A implementação de um sistema WMS pode ser um divisor de águas para empresas que buscam otimizar suas operações logísticas. Com o sistema ao seu lado, sua empresa estará melhor equipada para enfrentar os desafios logísticos do mundo moderno.
A Ema tem em sua estratégia ser boa em gestão empresarial, e ser especialista em ERP, pois sabemos que ser bom em tudo não é nada fácil e muito menos sustentável, pensando nisso, buscamos um parceiro especialista que tem mais de 20 anos de experiência implementando WMS em clientes de grande porte Brasil afora, dessa forma garantimos aos clientes do Ema ERP que possam implementar um WMS robusto sem ter grandes complicações nas questões de integrações e indiferenças entre as software houses, por aqui somos muito parceiros da Full WMS, temos case e já temos a solução integrada nativamente, o que facilita e agiliza a implementação e posterior suporte.
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