A inadimplência atinge um em cada quatro pequenos negócios no Brasil, segundo a pesquisa Pulso dos Pequenos Negócios, do Sebrae. Na base desse problema, quase sempre está o mesmo ponto: contas a pagar sem controle.

Entre as empresas endividadas, as dívidas em atraso já representam pelo menos 30% de todas as despesas do negócio. Para os microempreendedores individuais, esse peso chega a 63%. 

Muitas vezes, o problema começa justamente nos detalhes da rotina: um boleto que passa despercebido, um pagamento duplicado ou uma conta que não foi registrada. Separadamente, parecem situações pequenas, mas, quando se acumulam, podem comprometer o caixa e deixar o empresário sem a visão de quanto realmente precisa pagar e quando.

A boa notícia é que colocar as finanças em ordem não significa contratar mais gente ou investir mais tanto dinheiro, na verdade, o primeiro passo é organizar o básico e criar uma rotina que funcione no dia a dia da empresa.

Neste artigo, você vai entender como fazer isso em 5 passos práticos e possíveis de aplicar, que funcionam para empresas de qualquer porte.

O que é contas a pagar?

Contas a pagar é o conjunto de todas as obrigações financeiras que a empresa assumiu e ainda precisa quitar. Entre elas, estão:

• fornecedores;
• aluguel;
• energia e outras despesas operacionais;
• impostos;
• folha de pagamento;
• empréstimos;
• outros compromissos com data de vencimento definida.

Em outras palavras, é o retrato completo de tudo que vai sair do caixa da empresa nos próximos dias, semanas e meses. Quando esse retrato não existe, ou existe apenas na cabeça do dono, cada pagamento se transforma em uma surpresa, e toda surpresa financeira tem um custo.

Pense nas contas a pagar como a lista de compras antes de ir ao supermercado: Quem vai sem lista corre o risco de esquecer um item essencial ou de gastar mais do que o planejado, porque decide na hora, sem visão do todo. Organizar as contas a pagar é, na prática, montar essa lista com antecedência, para que nenhum compromisso pegue a empresa de surpresa.

Vale lembrar que contas a pagar não é a mesma coisa que contas a receber:

Contas a receber controla o dinheiro que vai entrar.

Contas a pagar controla o dinheiro que vai sair.

Os dois lados precisam ser acompanhados juntos, porque um caixa saudável depende do equilíbrio entre eles, mas o foco deste artigo é especificamente em como organizar o que a empresa deve pagar.

Passo a passo: como organizar as contas a pagar em 5 passos

Agora vamos à prática. Siga a sequência abaixo e ajuste os detalhes ao tamanho do seu negócio, mas tente não pular nenhum passo: cada um deles existe para resolver um tipo específico de dor de cabeça. 

Passo 1: Centralize todas as contas em um único lugar

O primeiro passo é reunir, em um único lugar, todos os compromissos financeiros da empresa, como: 

• boletos de fornecedores;
• contratos recorrentes (aluguel, internet, softwares);
• impostos;
• folha de pagamento;
• qualquer outra obrigação.

Erro comum: deixar contas espalhadas entre e-mail, WhatsApp, papel e memória. Quando não existe um lugar único de registro, é praticamente garantido que algum compromisso vai passar batido, e o primeiro sinal de que isso aconteceu costuma ser a cobrança de juros ou uma ligação incômoda do fornecedor.

Uma planilha ou um caderno já ajudam a tirar as contas da memória. Mas um sistema de gestão como o Ema ERP vai além: automatiza esse registro no momento em que a conta chega, sem depender de alguém lembrar de lançar, e ainda conecta esse dado direto ao restante do financeiro da empresa. 

Passo 2: Classifique cada conta por categoria

Depois de centralizar, classifique cada compromisso por tipo: 

• fornecedor;
• imposto;
• folha de pagamento;
• estrutura (aluguel, energia, internet);
• outros. 

Se fizer sentido para o negócio, classifique também por centro de custo, como área ou projeto responsável pelo gasto.

Esse passo parece burocrático, mas é o que permite responder perguntas essenciais: para onde está indo o dinheiro? Qual categoria mais cresceu? Onde dá para cortar ou negociar? Sem essa visão, o dono só vê o total saindo do caixa, sem entender sua composição, o que dificulta qualquer decisão de corte. 

Passo 3: Monte um calendário de vencimentos

Com as contas centralizadas e classificadas, organize um calendário com todas as datas de vencimento. Isso permite antecipar os dias de maior saída de caixa e evitar o aperto de pagar tudo de uma vez.

Esse calendário ajuda a:

• identificar picos de despesa, como um mês em que impostos, aluguel e parcela de empréstimo vencem na mesma semana;
• negociar prazos alternativos com fornecedores antes que o aperto chegue;
• evitar o clássico “descobrir o boleto só no dia do vencimento”, quando já não há tempo de negociar ou reunir o valor sem recorrer a um empréstimo de emergência.

Passo 4: Defina uma rotina fixa de pagamento

Escolha dias fixos na semana ou no mês para revisar e efetuar os pagamentos, em vez de reagir a cada conta que chega. Nesses dias, revise o calendário, confirme os valores e separe o dinheiro com antecedência.

Uma rotina fixa ajuda a:

• reduzir o risco de pagamento duplicado, valor errado ou esquecimento, os erros mais comuns apontados por especialistas em gestão financeira;
• evitar que duas pessoas paguem a mesma conta sem saber, quando mais de uma pessoa cuida de compras ou pagamentos;
• garantir que toda conta tenha um responsável definido pelo pagamento.

Passo 5: Concilie os pagamentos com o extrato bancário

Depois de pagar, confira se o valor saiu do banco como esperado e se corresponde ao que estava registrado. Essa conciliação garante que os números da empresa reflitam a realidade, não apenas o que foi planejado.

Ela ajuda a identificar rapidamente:

• erro de lançamento;
• pagamento duplicado;
• cobrança indevida de algum fornecedor.

Quanto antes a diferença é identificada, mais fácil é corrigir, sem gerar prejuízo maior no mês seguinte. Sem essa etapa, a empresa pode achar que está tudo em ordem enquanto pequenas divergências se acumulam, silenciosamente, mês após mês.

Dicas extras para melhorar o controle de contas a pagar

Depois de estruturar os 5 passos, essas práticas ajudam a manter o processo funcionando bem no dia a dia:

1. Nunca misture conta pessoal com conta da empresa. Usar dinheiro do caixa para despesa pessoal, ou o contrário, distorce os números do negócio e compromete o fluxo de caixa real.

2. Negocie prazos alinhados ao seu fluxo de caixa. Se a maior parte das entradas acontece no início do mês, tente negociar vencimentos de fornecedores para depois dessa data, não antes.

3. Priorize o pagamento em dia acima de tudo. Multas e juros por atraso, mesmo pequenos, se acumulam ao longo do ano e podem representar o valor de uma conta inteira quando somados.

4. Guarde um comprovante de cada pagamento. Isso evita discussão com fornecedor em caso de cobrança duplicada e facilita a conciliação bancária no passo 5.

5. Revise o processo a cada crescimento relevante do negócio. O controle que funcionava com cinco fornecedores pode não ser suficiente quando a empresa passa a ter trinta. Revisite o processo periodicamente.

Contas organizadas, caixa sob controle

Colocar as contas a pagar em ordem não é mais uma tarefa burocrática para empurrar com a barriga. É o oposto: te dá tranquilidade para pagar sem sustos, parar de perder dinheiro com juros e multa, e negociar com fornecedores em posição mais forte.

Os 5 passos deste artigo (centralizar, classificar, montar um calendário, criar uma rotina fixa de pagamento e conciliar com o banco) cabem no dia a dia de qualquer empresa, do pequeno ao grande porte. Que tal parar alguns minutos e olhar como está cada um desses pontos no seu negócio? É ali, na etapa mais frágil, que normalmente mora o maior prejuízo silencioso, e também a maior oportunidade de melhoria.

FONTES CITADAS 

– Sebrae, pesquisa “Pulso dos Pequenos Negócios” sobre inadimplência das micro e pequenas empresas, publicada em: agenciasebrae.com.br/economia-e-politica/inadimplencia-impacta-um-em-cada-quatro-pequenos-negocios-no-brasil/