O processo de conciliação consiste em analisar todas as transações de entrada e saída de dinheiro da conta bancária de uma empresa e confrontá-las com os lançamentos realizados no controle financeiro interno.
Segundo o estudo ”Micro e pequenas empresas: causas de mortalidade e fatores de longevidade”, divulgado no site Núcleo do Conhecimento, ”a má gestão financeira figura entre as três principais razões que levam ao encerramento de microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) em até cinco anos”.
Por isso, a conciliação bancária é uma prática fundamental para empresas que desejam manter uma boa gestão financeira, ao garantir que todas as transações estejam devidamente registradas e alinhadas.
Neste artigo, vamos explorar o que é conciliação bancária, porque ela é importante e como fazer na sua empresa. Aprenda a proteger seu negócio contra erros financeiros e tenha um controle mais eficaz de suas finanças. Confira!
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é um processo da gestão financeira que compara as movimentações anotadas no controle interno da empresa, com os registros bancários. O objetivo é garantir que não haja diferença entre as informações e que todas as transações tenham sido registradas.
Isso inclui todas as operações como depósitos, saques, transferências e pagamentos, registradas no sistema interno da empresa e as informações que estão no extrato bancário.
Esse processo é fundamental para garantir a precisão das informações financeiras e evitar erros que levem a problemas como falta de fundos, cobranças indevidas e até mesmo fraudes. Além disso, esse controle financeiro é importante para evitar problemas com a Receita Federal.
As empresas que oferecem uma variedade de opções de pagamento, incluindo cartão de crédito, boleto bancário e débito em conta, devem priorizar a realização de uma conciliação financeira ainda mais minuciosa.
Qual a diferença entre fluxo de caixa e conciliação bancária?
É comum que as pessoas confundam fluxo de caixa com conciliação bancária. Embora o fluxo de caixa e a conciliação bancária estejam interligados, suas finalidades e métodos de aplicação são distintos.
O fluxo de caixa é uma ferramenta interna que registra e analisa as transações financeiras, incluindo contas a pagar e a receber, oferecendo uma visão abrangente da saúde financeira da empresa. Já a conciliação bancária foca na comparação direta entre o registro interno do fluxo de caixa e o extrato bancário, identificando possíveis divergências e garantindo a precisão dos dados registrados.
Enquanto o fluxo de caixa é mais abrangente, abordando todos os aspectos financeiros da empresa, a conciliação bancária é mais específica, concentrando-se na concordância entre os registros internos e externos.
Porque fazer conciliação bancária
A conciliação bancária é uma etapa de um processo maior, o da gestão financeira. Sua relevância fica ainda mais evidente quando o empreendedor entende sua capacidade e como ela pode ser usada para controlar as finanças de maneira eficiente. Ela pode ser usada para:
Identificar erros de pagamento: Durante o processo de controle das movimentações financeiras, pode acontecer a duplicidade acidental de um pagamento ou de um recebimento. Da mesma forma, é possível que algumas transações não sejam anotadas, resultando em um saldo incorreto.
A conciliação bancária permite identificar erros, como lançamentos duplicados ou ausentes, antes que eles causem problemas significativos no fluxo de caixa.
Identificar fraudes: Ao comparar as transações internas com o extrato bancário, é possível identificar atividades suspeitas, como pagamentos não autorizados ou depósitos fraudulentos. Quanto mais cedo você identificar as inconsistências, mais cedo poderá tomar medidas para impedir perdas financeiras e proteger a sua empresa.
Tomar decisões com informações seguras: Tomar decisões informadas torna-se possível através da segurança proporcionada pela conciliação bancária, já que ela se trata de uma verificação dos dados registrados. Com esses dados confiáveis sobre o desempenho financeiro, é possível embasar suas estratégias em informações corretas.
Como fazer conciliação bancária
Agora que você entende a importância da conciliação bancária, veja como fazer em sua empresa:
Crie o hábito da conciliação
É recomendável que a conciliação seja feita diariamente, semanalmente ou mensalmente. Não há como realizar um acompanhamento eficaz e executar uma análise correta se essa prática não for aplicada com frequência.
Quanto mais vezes a sua empresa realizar movimentações financeiras, mais vezes a conciliação bancária será necessária.
Registre todas as transações
Mantenha um controle detalhado de todas as operações financeiras da sua empresa, incluindo receitas, despesas, depósitos, juros, tarifas e saques. Categorize cada transação para facilitar a conciliação e a análise. Esse registro pode ser feito por meio de planilhas físicas, virtuais ou com a ajuda de sistemas.
Compare com o extrato bancário
Regularmente, compare as informações registradas no sistema interno da empresa (saques, receitas, despesas, etc), com os lançamentos do extrato bancário. Certifique-se de que todas as movimentações estejam alinhadas, como o tipo de transação realizada, valor, saldo atualizado da sua conta e demais informações.
Resolva divergências
Caso encontre alguma divergência, investigue e resolva o problema imediatamente. Isso pode envolver a correção de lançamentos no seu controle interno ou a comunicação com o banco para esclarecimentos. Para isso, é importante que você guarde os comprovantes de pagamentos, notas fiscais, boletos e extratos.
Faça auditorias periódicas
De tempos em tempos, é necessário que a sua empresa faça auditorias financeiras internas para verificar o andamento do processo de conciliação bancária. Isso pode revelar áreas que precisam de melhorias e garantir a integridade das informações financeiras.
Conciliação bancária em planilhas
Se a conciliação bancária parece um desafio complicado à primeira vista, saiba que na prática ela pode se tornar uma tarefa relativamente simples. Muitos empreendedores inicialmente fazem a conciliação bancária em planilhas, que podem auxiliar nesse processo.
No entanto, à medida que você aprofundar seu conhecimento, provavelmente verá algumas limitações nesse processo. A principal delas é o fato de que você precisa inserir manualmente todas as informações, o que pode ser cansativo e sujeito a erros.
Caso opte por esse método, será necessário contar com uma equipe dedicada a analisar os aspectos críticos do setor financeiro, incluindo:
- Avaliação de descontos, juros e multas.
- Verificação das datas de lançamentos e sua correspondência com as datas previstas de recebimento e pagamento.
- Cálculo e acompanhamento de impostos relacionados a transações bancárias, como o imposto sobre operações financeiras (IOF) e outros encargos.
- Análise e controle das tarifas bancárias.
- Identificação de lançamentos não especificados.
- Rastreamento de valores recebidos de clientes.
- Acompanhamento dos saldos bancários iniciais e finais.
- Gerenciamento dos pagamentos de salários.
Por isso, talvez seja uma boa decisão investir em uma solução automatizada. Essas soluções facilitam o monitoramento e o controle financeiro, como também oferecem várias outras funcionalidades para melhorar a gestão financeira da sua empresa.
Sistema ERP com conciliação bancária
A automação é uma aliada importante para a eficiência na conciliação bancária, o uso de um sistema ERP permite que você automatize grande parte do trabalho. No Ema ERP você importa os arquivos (cnab/ofx) dos bancos que você trabalha, são documentos padronizados que garantem a comunicação do banco com o sistema.
A partir dos arquivos enviados, o sistema de forma automática compara todas as transações da conta (recebimentos, pagamentos, tarifas) com os lançamentos financeiros do sistema, validando os registros e apontando qualquer inconsistência.
O principal benefício de ter tudo isso integrado ao ERP é que as baixas de contas a receber e a pagar são feitas automaticamente, mantendo a confiança nas informações financeiras para você tomar melhores decisões com poucos cliques.
