Se você é um empresário ou contador, provavelmente já ouviu falar sobre o plano de contas. Mas você sabe exatamente o que é e como ele pode impactar o sucesso financeiro de sua empresa?

Não importa qual seja a área de atuação do seu negócio, se você está cuidando das finanças, é essencial ficar de olho nos números que fazem parte do movimento financeiro e econômico da empresa. Para te ajudar nessa tarefa, alguns relatórios são essenciais, as famosas demonstrações contábeis principalmente o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) e o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC). O plano de contas, que vamos tratar neste artigo, é a base das demonstrações contábeis e precisa estar alinhado com a forma que você quer analisar esses relatórios.

Neste guia, você vai saber mais sobre o que é o plano de contas, como criar um plano eficiente e como ele pode ser uma ferramenta importante para otimizar sua gestão financeira.

O que é o plano de contas?

O plano de contas é a estrutura que organiza e categoriza todas as transações, permitindo o registro e a análise das movimentações financeiras e econômicas da empresa.

Esse padrão estabelecido pelo plano, define as contas, que são classificadas com um número ou código que as identifica, facilitando a organização, o registro, a recuperação e a análise dos dados contábeis.

Como já comentamos o plano de contas é a base dos registros utilizados na elaboração das demonstrações contábeis e informações financeiras da empresa, incluindo o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), que são fundamentais para avaliar o desempenho do negócio e fornecer informações corretas e claras aos investidores, acionistas e órgãos reguladores.

Com um plano de contas bem elaborado, você pode rastrear despesas, receitas, ativos e passivos de forma sistemática.

Importância do plano de contas

Antes de nos aprofundarmos na discussão sobre o plano de contas de sua empresa, considere que você e seu parceiro decidiram recentemente unir suas finanças e percebem que vocês controlam as finanças de forma diferente. Enquanto você utiliza um modelo simplificado de plano de contas, por exemplo:

Conta	Valor
Salário	3000,00
Despesas da casa	800,00
Lazer	700,00
Despesas no cartão	1000,00
Saldo	500,00

Seu parceiro, adota uma planilha mais detalhada, e organiza as contas em grupos:

Grupo	Movimentação	Valor
Receita	Salário	4500,00
Despesas da casa	Aluguel	800,00
	Energia + internet	100,00
	Supermercado	500,00
Despesas com lazer	Restaurantes	400,00
	Festas	200,00
Despesas no cartão	Saúde	500,00
	Roupas	500,00
	Saldo	1000,00

O mesmo conceito pode ser aplicado a uma empresa, porém de maneira mais complexa. Daí a importância de um plano de contas estruturado. Pois, é por meio do plano de contas que é possível:

• Organizar: O plano de contas simplifica o registro de transações, facilitando o acompanhamento das finanças da empresa.
• Tomar decisões: Ajuda a empresa a tomar decisões informadas, baseadas em dados financeiros precisos.
• Estar em conformidade: Facilita o cumprimento de obrigações fiscais, contábeis e regulatórias.
• Analisar as finanças: Permite a análise detalhada de desempenho financeiro e um maior controle sobre a inadimplência.
• Fazer planejamento estratégico: Ajuda na elaboração de planos financeiros e orçamentos com base em informações confiáveis.

Estrutura do plano de contas

A estrutura de um plano de contas é o ponto central na organização e no acompanhamento das finanças de uma empresa. Essa estrutura de plano de contas serve como base para o registro e análise das transações financeiras de uma empresa, garantindo que ela possa manter suas finanças organizadas e cumprir todas as obrigações contábeis e fiscais. As contas devem ser organizadas em um modelo hierárquico formado por níveis e subníveis.

É importante adaptar essa estrutura às necessidades específicas de cada empresa e às regulamentações locais aplicáveis. A parte mais importante é como o balanço patrimonial é organizado. Seguindo a ordem abaixo:

• Ativo
• Passivo
• Custos
• Despesas
• Receitas

Em cada uma dessas categorias, são definidas as contas sintéticas. Já suas subdivisões são denominadas contas analíticas.

A seguir, conheça os principais componentes da estrutura de um plano de contas:

Ativo

O Ativo é onde listamos todos os bens, recursos e direitos da empresa. Ele é dividido em Ativo circulante e Ativo não circulante.:

Ativo circulante: engloba os recursos de curto prazo. Esses são os ativos que a empresa espera converter em dinheiro ou utilizar no decorrer de 12 meses, confira:

• Caixa e equivalentes de caixa: São recursos imediatos disponíveis, incluindo valores em caixa e aplicações financeiras de liquidez imediata. Abrange investimentos como CDB, títulos de renda fixa, com vencimento entre 90 e 365 dias.
• Contas a receber: Representa valores pendentes pela prestação de serviços ou venda de produtos. Reflete a receita futura esperada pela empresa.
• Estoques: Produtos armazenados pela empresa, aguardando venda em um futuro próximo. Importantes para avaliar a capacidade da empresa em atender à demanda do mercado.
• Despesas antecipadas: Gastos realizados pela empresa sem benefícios imediatos. Exemplos incluem prêmios de seguros pagos antecipadamente e aluguéis pré-pagos.
• Tributos a recuperar: Tributos pagos na aquisição de mercadorias.

Ativo não circulante: abrange ativos de longo prazo, representando investimentos mais duradouros. Nessa categoria, encontramos:

• Realizável a longo prazo: Inclui despesas antecipadas, contas a receber, impostos a recuperar, depósitos judiciais, investimentos de longo prazo, Imposto de Renda e Contribuição Social Diferidos.
• Investimentos: Esta categoria compreende os recursos financeiros alocados pela empresa em ativos de longo prazo, como investimentos financeiros.
• Imobilizado: Aqui entram todos os itens que a empresa precisa para manter suas operações funcionando. Como prédios, máquinas, veículos, móveis, utensílios e computadores.
• Intangível: Destinado a ativos que não possuem uma presença física, mas que proporcionam benefícios econômicos à empresa. Incluem-se aqui contratos, patentes, direitos autorais e softwares.

Passivo

O passivo inclui as obrigações e dívidas da empresa. Similar ao ativo, ele se divide em passivo circulante (dívidas de curto prazo, como fornecedores e empréstimos de curto prazo) e passivo não circulante (dívidas de longo prazo, como empréstimos de longo prazo e debêntures).

Patrimônio líquido

O patrimônio líquido é a diferença entre os ativos e os passivos da empresa. Ele engloba:

• Capital social: É uma parcela do Patrimônio líquido que representa o valor investido pelos acionistas ou sócios na empresa. Ele é a base financeira inicial que permite o início das operações e o desenvolvimento do negócio.
• Reservas de lucros: Constituem uma parte significativa do Patrimônio líquido e incluem diversas categorias.
• Reserva legal: É uma porção obrigatória destinada a acumular uma porcentagem dos lucros para garantir a estabilidade financeira da empresa, garantindo uma reserva legal para eventualidades.
• Reservas de lucros a realizar: São formadas por lucros que foram contabilizados, mas que ainda não foram efetivamente recebidos. São uma expressão do compromisso financeiro futuro que a empresa tem a receber.
• Prejuízos acumulados: Representam as perdas que a empresa acumulou ao longo do tempo. Essa categoria reflete momentos em que as despesas superaram as receitas, resultando em um saldo negativo.

Receitas

Representam as entradas de dinheiro na empresa. Elas podem ser divididas em Receitas Operacionais (geradas a partir das atividades principais da empresa, como vendas e prestação de serviços) e Outras Receitas (como receitas financeiras e aluguéis).

Despesas

As despesas representam os gastos necessários para manter a empresa funcionando, que não estejam diretamente ligados à produção e vendas. Elas podem ser divididas da seguinte forma:

• Despesas comerciais: Envolvem gastos relacionados às vendas, como publicidade, propaganda, embalagens, brindes e fretes.
• Despesas administrativas: Incluem gastos relacionados à administração do negócio, como salários, seguros, material de escritório, aluguel, água e internet.
• Despesas financeiras: Referem-se a gastos relacionados às finanças, como juros de empréstimos, comissões e despesas bancárias.

Custos

Os custos são os gastos diretamente relacionados à produção e à venda de produtos e serviços:

• CPV (Custo de produtos vendidos): Usado na indústria, esse indicador é empregado para calcular o custo dos produtos vendidos, considerando o saldo de estoque, despesas de fabricação, custo de matéria-prima, mão de obra, entre outros fatores.
• CSV (Custo de serviços vendidos): Empregado em empresas de serviços, este indicador calcula o custo de cada serviço prestado, levando em consideração despesas com mão de obra, locação, subcontratações, equipamentos, transporte, entre outros elementos.

Tipos de planos de contas

Existem três tipos de planos de contas, cada um deles com um propósito. Todos esses planos compartilham o mesmo objetivo principal, que é auxiliar empreendedores na administração financeira e contábil de suas empresas. Vamos explorar individualmente cada um deles:

Plano de contas referencial

O plano de contas referencial da receita (PCRR) é um padrão criado pela Receita Federal com o intuito de uniformizar as categorias de contas utilizadas pelas empresas. Esse padrão facilita o registro dos saldos contábeis na Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

É importante salientar que o cumprimento desse padrão é obrigatório para empresas enquadradas no lucro presumido ou lucro real, não se aplicando aos optantes pelo Simples Nacional.

Plano de contas contábil

O plano de contas contábil é mais abrangente em comparação ao plano de contas referencial. Ele oferece uma visão mais ampla da situação financeira e patrimonial da empresa, se atendo às Normas Brasileiras de Contabilidade.

Este plano é utilizado para a elaboração dos demonstrativos financeiros obrigatórios, tais como o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e o fluxo de caixa, que servem de base para o plano de contas referencial.

O plano de contas contábil, por sua natureza mais rígida, pode não ser suficiente para atender às exigências analíticas da organização quando se trata de tomar decisões estratégicas.

Plano de contas gerencial

O plano de contas gerencial é uma personalização com a reorganização das contas já existentes, é adaptável de acordo com as necessidades específicas de administração interna da empresa. Isto significa que ele pode incorporar contas adicionais e subdivisões, tornando mais fácil a análise de dados por parte dos gestores e decisores.

Este plano por ser flexível, pode otimizar a gestão interna de maneira direcionada e eficiente.

Exemplos de planos de contas

Agora que compreendemos a estrutura e a função dos planos de contas, vamos ilustrar com um exemplo de aplicação prática.

Plano de contas simplificado

Um plano de contas simplificado poderia conter apenas as categorias principais:

Ativo

• 1 Caixa
• 2 Aplicações financeiras
• 3 Estoque
• 4 Produtos para revenda
• 5 Máquinas e equipamentos
• 6 Imóveis

Passivo

• 1 Impostos
• 2 Contas a pagar (fornecedores)
• 3 Empréstimos bancários
• 4 Folha de pagamento

Custos e Despesas

• 1 Custo dos produtos vendidos (ou serviços prestados)
• 2 Despesas administrativas
• 3 Despesas financeiras
• 4 Despesas de vendas

Receitas

• 1 Receitas de vendas
• 2 Rendimentos de aplicações.

Plano de contas detalhado

Em um nível mais detalhado, o plano de contas pode conter subcategorias adicionais, aprofundando a análise e tornando-o mais abrangente, ajustando-se às necessidades específicas da empresa.

Como fazer o plano de contas

A criação de um plano de contas requer atenção aos detalhes, já que ele vai ser a estrutura de visualização das informações gerenciais, essenciais para a tomada de decisão do seu negócio. Não se esqueça da obrigatoriedade do PCRR para os optantes pelo lucro real e presumido.

Além disso, ao decidir entre uma abordagem simplificada ou mais detalhada para o plano de contas, é essencial considerar as informações e recursos disponíveis na empresa. Já que um plano de contas mais detalhado e completo vai exigir um volume de dados maior e uma ferramenta adequada para seu acompanhamento.

Aqui estão algumas etapas essenciais para a construção de um plano de contas:

Mapeie todas as movimentações realizadas na empresa: É essencial antes da definição das contas um mapeamento de todas as transações realizadas. Mapear as movimentações realizadas pela empresa em um plano de contas refere-se ao processo de identificar as transações financeiras que ocorrem dentro da organização. Isso inclui receitas, despesas, compras, vendas, pagamentos, recebimentos, entre outras operações.

Esse procedimento proporciona uma visão ampla das operações financeiras. Ao mapear cada transação, desde as entradas e saídas de recursos até o manuseio de cartões de crédito, cheques e demais movimentações, a empresa terá condições de classificar cada transação, em uma próxima etapa.

Envolva seu contador: Antes de iniciar a elaboração do plano de contas, o empreendedor deve colaborar com o contador. Este profissional será responsável por utilizar o modelo contábil nas declarações para a Receita Federal e pode auxiliar na construção do modelo gerencial.

Análise da finalidade do plano de contas: É essencial, antes de estruturar o plano considerar as informações desejadas nos demonstrativos e relatórios financeiros, como o DRE e o Demonstrativo do Fluxo de Caixa.

Classifique suas movimentações criando as contas: Após mapear as movimentações, crie uma lista de todas as contas da empresa, incluindo receitas, despesas e custos. E defina os grupos a que essas contas pertencem.

Cada tipo de transação é associado a uma conta específica no plano de contas. Por exemplo, as vendas podem ser registradas em uma conta de receitas, enquanto as despesas operacionais podem ser registradas em contas específicas relacionadas a cada tipo de despesa. Evitar contas genéricas como “outros”, a fim de garantir uma análise financeira mais assertiva.

Defina seu padrão de nomenclatura: Depois de definir a que grupos as contas pertencem, é necessário determinar suas nomenclaturas. A nomenclatura usada para cada conta deve seguir um padrão entre todas as partes e setores envolvidos. Isso minimiza erros e desvios de dados e valores.

Plano de contas x Sistema de gestão ERP

Para facilitar o processo de criação e gerenciamento de um plano de contas, é fundamental utilizar um software de gestão flexível e confiável.

No caso do plano de contas referencial da receita (PCRR), aquele obrigatório para empresas do lucro real e presumido, o ideal é que seu sistema de gestão ERP esteja adequado ao padrão e sua software house, a fornecedora do sistema, garanta a atualização constante do padrão, para você conseguir fazer os lançamentos financeiros de acordo e seja possível ter essa visão dentro do sistema.

Como já comentamos nesse artigo o plano de contas gerencial deve ser pensado para representar a realidade das movimentações da sua empresa, ele deve ser personalizado para atender o seu negócio, seu sistema de gestão ERP deve ser flexível e permitir essa personalização.

Sendo essencial para as principais análises de resultado do negócio, como o DFC e o DRE, o plano de contas é uma das bases do Ema ERP, para facilitar o processo de desenho do plano de conta para nossos clientes nosso sistema já vem com um plano de contas pré-configurado, que pode ser completamente personalizado de acordo com a necessidade gerencial do cliente. Além de possuirmos o plano de contas referencial da receita (PCRR) configurado e sempre atualizado para nossos clientes.

A segurança da informação, enquanto rastreio e principalmente assertividade na estrutura de lançamento das movimentações no sistema é essencial para confiança na análise dos resultados do seu negócio. No Ema ERP desde a criação da primeira linha de código, já utilizamos o método das partidas dobradas, para cada lançamento de débito há o lançamento de um ou mais créditos de igual valor nas contas do plano de contas. Não é possível, no nosso sistema, por exemplo lançar uma movimentação sem origem ou fazer uma saída de caixa sem informar qual a conta de destino, houve a saída por qual motivo, deve ser informado que foi para pagar uma despesa por exemplo.

Temos no Ema ERP o plano de contas gerencial e PCRR, para garantir a assertividade do plano de contas fiscal, responsabilidade das contabilidades, nosso sistema é integrado aos principais players do mercado de sistemas contábeis, como o Domínio da Thomson Reuters.