Com uma operação complexa como a de uma retífica, ter cada etapa organizada por um sistema para retífica de motores é essencial para acompanhar o negócio, como fez a Sul Catarinense.

Há 60 anos, a empresa atua na retífica de motores e na mecânica geral, atendendo desde veículos de linha leve até operações de linha pesada e motores a diesel.

Com esse cenário, o Ema ERP passou a fazer parte da rotina do negócio, apoiando desde a abertura das ordens de serviço até o acompanhamento das informações utilizadas pela gestão na tomada de decisões, como você verá ao longo deste artigo. 

O processo da Retífica

Na Retífica Sul Catarinense, o atendimento começa quando o cliente chega com uma necessidade. Os principais públicos da empresa hoje são:

• Oficinas mecânicas
• Transportadoras
• Empresas carboníferas
• Empresas que utilizam máquinas e caminhões pesados
• Consumidor final

A partir daí, existe uma sequência de etapas que precisa ser acompanhada até que o serviço seja concluído e faturado.

Esse processo acontece de forma estruturada e, consequentemente, é acompanhado pelo sistema para retífica: 

• Aprovação de crédito: a empresa verifica as condições para atendimento do cliente.
• Orçamento: são definidos os serviços necessários e os respectivos valores.
• Aprovação do cliente: o orçamento é encaminhado para que o cliente autorize a execução.
• Abertura da ordem de serviço: após a aprovação, o serviço é registrado e encaminhado para execução.
• Execução: a equipe realiza os serviços previstos na ordem de serviço, mantendo as informações registradas no Ema ERP.
• Faturamento: com o serviço concluído, o processo segue para o faturamento através da emissão de NF.

Todas essas etapas são centralizadas no Ema ERP, que ajuda a manter as informações do serviço organizadas e de fácil acompanhamento, conectando a operação comercial ao financeiro sem deixar os processos isolados. 

Ordem de serviço: o coração da prestação de serviço

Para uma empresa que trabalha com retífica de motores e mecânica geral, cada serviço possui suas próprias características, orçamento específico e etapas.

No Ema ERP, a Retífica Sul Catarinense concentra esse processo em um único fluxo. A partir da abertura da OS, a equipe consegue:

• Registrar o diagnóstico do cliente e as informações relacionadas ao serviço;
• Acompanhar o tempo de execução, ajudando a mensurar os custos do serviço;
• Controlar o andamento da ordem de serviço desde a aprovação do cliente até a conclusão.

Essas informações também ajudam no cálculo do orçamento, considerando os custos envolvidos na execução e contribuindo para que a empresa trabalhe com a margem de lucro desejada.

Depois que o serviço é concluído, o processo segue para o faturamento:

• emissão da nota fiscal de saída;
• faturamento do serviço;
• atualização das informações nos módulos financeiro e contábil

Financeiro conectado à operação

O trabalho não termina quando o serviço é concluído. A partir daí, entram o faturamento, os registros financeiros e o acompanhamento dos compromissos da empresa.

Essas etapas permanecem conectadas à operação em um sistema para retífica

• Entrada de notas fiscais: a importação de XML facilita o registro de peças e insumos, atualizando estoque e custos.
• Contas a pagar e a receber: os valores gerados pela operação são direcionados ao financeiro, mantendo os compromissos e recebimentos organizados.
• Emissão de notas fiscais: a empresa realiza a emissão de NF-e e NFS-e pelo próprio sistema, de acordo com cada operação.
• Relatórios de gestão: com os dados integrados, a gestão consegue acompanhar informações financeiras e indicadores como DRE e margem de contribuição.

Assim, as informações geradas na operação seguem para o financeiro sem precisar ser controladas em processos separados, facilitando o acompanhamento do negócio.

Um sistema para retífica simples de usar

Mesmo com diferentes áreas e processos envolvidos, sempre levamos em consideração a experiência de uso. E isso é a realidade ressaltada pela Lizi, da Retífica Sul Catarinense:

A facilidade de utilização do sistema contribuiu inclusive para sua adaptação quando entrou na empresa.

“É um sistema muito fácil, é muito prático e objetivo. Nos atende muito bem. Quando eu entrei aqui […] e tive que aprender o sistema, foi muito rápido pra mim.”

Essa facilidade ajuda a reduzir a barreira de aprendizado e permite que diferentes pessoas da equipe utilizem o sistema nas atividades da rotina.

Dados que ajudam a tomar decisões

Se o Ema ERP ajuda a organizar a rotina operacional da oficina, os dados gerados ao longo desse processo também têm um papel importante na gestão. Com as informações centralizadas, a Retífica Sul Catarinense consegue acompanhar o desempenho da empresa no sistema para retífica e analisar os resultados a partir de dados da própria operação.

Entre os indicadores e relatórios utilizados pela gestão, estão:

• DRE e balanços: permitem acompanhar receitas, custos, despesas e resultados financeiros ao longo dos períodos, oferecendo uma visão mais ampla da situação da empresa.
• Relatórios de faturamento: mostram o volume faturado por período e ajudam a comparar resultados, acompanhar a evolução das vendas e identificar variações no desempenho.
• Ordens de serviço e produtividade: ajudam a acompanhar o volume de serviços realizados, o andamento dos trabalhos e a produtividade da equipe envolvida na operação.
• Margem de contribuição: permite relacionar os valores dos serviços aos custos envolvidos, contribuindo para entender o resultado gerado pela operação.
• Indicadores e relatórios para a direção: reúnem informações importantes do negócio em uma visão mais objetiva, facilitando o acompanhamento dos resultados e das principais movimentações da empresa.

Com esses dados disponíveis em um único sistema, a gestão reduz a dependência de controles paralelos e consegue consultar informações da operação e do financeiro para acompanhar o negócio e embasar suas decisões.

Serviço que faz a diferença em um sistema para retífica

Mais do que a tecnologia, o relacionamento com quem utiliza o sistema também faz parte da experiência da Retífica Sul Catarinense.

Em uma operação que envolve oficina, ordens de serviço, estoque, faturamento e financeiro, dúvidas e necessidades podem surgir ao longo da rotina. Por isso, contar com um suporte acessível e que conheça o sistema para retífica faz diferença para manter os processos em andamento.

“A gente tem muito assim a agradecer o pessoal do suporte de vocês, que o pessoal lá no geral sempre nos atende super bem, resolvem o que a gente precisa, nos ajudam desde o básico […] E eles sempre nos atendem prontamente.”

E, depois de tantos anos de história, a Retífica Sul Catarinense continua olhando para a evolução da empresa, e também para a evolução da tecnologia. Olhando para o futuro, a própria inteligência artificial aparece como uma possibilidade para levar a gestão ainda mais longe.

“O próximo passo é trazer a inteligência artificial para a gestão. É o caminho, na verdade, né? É o futuro.”

Gestão preparada para o futuro

A trajetória da Retífica Sul Catarinense mostra que experiência e tecnologia podem caminhar juntas.

Ao longo dos anos, a empresa construiu sua operação com base no conhecimento técnico e na proximidade com seus clientes. Hoje, conta também com uma gestão apoiada por processos integrados, informações organizadas e dados que ajudam a orientar decisões dentro do Ema ERP.

E, depois de 60 anos de história, o próximo capítulo continua sendo escrito, agora com novas possibilidades para usar a tecnologia e a inteligência artificial a favor da gestão.