Segundo um levantamento da consultoria Goepik, entre 60% e 70% do tempo de um comprador é gasto em tarefas que não exigem decisão: copiar dados de propostas para planilhas, cobrar aprovação por WhatsApp, refazer pedidos que voltaram por falta de informação. Em um time de 4 pessoas, isso pode custar mais de R$ 200 mil por ano, sem que ninguém veja essa conta em lugar nenhum.

Esse número ajuda a explicar um problema comum: muita empresa até compra bem, mas não mede como compra. Sem isso, fica difícil saber se o processo está funcionando ou só “dando conta do recado” no susto.

A boa notícia é que medir o processo de compras não precisa ser complicado. Existem 3 formas de fazer isso, cada uma com seus indicadores. Neste artigo, você vai entender qual delas faz mais sentido para o seu momento e o que acompanhar em cada uma.

Por que vale a pena medir, e não só comprar

Comprar em dia e receber o produto certo já é um bom sinal. Mas isso não conta toda a história.

Uma empresa pode estar comprando “certo” e, ainda assim, perder dinheiro com fornecedor lento, pedido retrabalhado ou cotação que nunca foi feita. Sem indicador, esse tipo de perda fica invisível, escondida no dia a dia.

Medir é o que transforma achismo em decisão. Com os números certos em mãos, fica mais fácil enxergar onde vale a pena ajustar primeiro.

As 3 formas de medir o processo de compras

1. Controle manual

Aqui, tudo depende da memória e da atenção de quem compra: anotar prazo, lembrar de cobrar o fornecedor, calcular na cabeça se o pedido está atrasado.

Funciona para negócios bem pequenos, com poucos fornecedores. Mas, mesmo nesse cenário, já vale acompanhar dois pontos simples:

• Lead time: quantos dias, em média, o fornecedor leva entre o pedido e a entrega.
• Nível de entrega: quantos pedidos chegaram no prazo combinado, de cada dez.

Sem esses dois números, mesmo que informais, fica difícil saber se um fornecedor está piorando com o tempo.

2. Planilhas

A planilha já organiza o que antes só existia na cabeça. Com ela, é possível registrar lead time, nível de entrega e até economia obtida em negociação.

O problema é a manutenção. Toda atualização depende de alguém lembrar de preencher, e nenhuma planilha avisa sozinha quando um indicador está piorando.

Segundo a Nimbi, o lead time e o custo evitado (a diferença entre o valor negociado e o valor inicialmente cotado) estão entre os KPIs mais usados por quem já organiza compras com algum método. São bons pontos de partida para uma planilha.

3. Sistema de gestão

Um sistema de gestão, como o Ema ERP, calcula esses indicadores automaticamente, a partir do que já está sendo lançado no dia a dia. Sem trabalho extra, sem depender de ninguém lembrar de atualizar planilha.

O ganho vai além do tempo economizado. Segundo dados divulgados pelo Construcompras, empresas que automatizam o processo de compras reduzem em até 30% os custos operacionais da área.

Automatizar também dá acesso a indicadores que, na prática, quase nunca são calculados manualmente:

• Custo evitado: quanto foi economizado em relação ao valor inicial cotado.
• Taxa de fornecedores por cotação: quantos fornecedores participam, em média, de cada processo de compra.
• Custo total de aquisição: o valor do produto somado a frete, impostos e outras despesas ligadas à compra.

Qual indicador olhar primeiro

Não é preciso implementar tudo de uma vez. Se você está começando a medir agora, dois indicadores já entregam uma visão sólida:

• Lead time, para saber se o fornecedor está entregando no tempo esperado.
• Nível de entrega, para saber se isso está piorando ou melhorando com o tempo.

Depois que esses dois estiverem rodando, os demais entram naturalmente, conforme o processo amadurece.

Comece por um número só

Comprar bem é importante, mas medir como você compra é o que mostra se o processo está, de fato, funcionando. Seja com anotação simples, planilha ou um sistema como o Ema ERP, o que importa é começar a olhar para os números com regularidade.

Escolha 1 ou 2 indicadores para acompanhar já nesta semana. É o primeiro passo para transformar compras em gestão, e não só em rotina.

FONTES CITADAS:

Goepik, estudo sobre o custo do processo de compras manual em indústrias brasileiras: goepik.com.br/custo-processo-compras-manual/

Nimbi, guia de KPIs de compras (lead time, custo evitado e TCO): nimbi.com.br/kpis-compras/

Sienge Construcompras, dados sobre redução de custos com automação de compras: sienge.com.br/blog/automacao-de-compras/